Жмеринський міськрайонний суд Вінницької області

29 березня 2013, 11:06

Узагальнення

стану роботи відповідальних осіб в частині реєстрації

ОСК усіх категорій справ в системі електронного судового

діловодства КП «Документообіг загальних судів»

у першому кварталі 2012 року

Відповідно до плану роботи Жмеринського міськрайонного суду Вінницької області на перше півріччя 2012 року мною, керівником апарату суду Насоненко Т.А. перевірено стан роботи відповідальних осіб в частині реєстрації ОСК усіх категорій справ в системі електронного судового діловодства КП «Документообіг загальних судів» у першому кварталі 2012 року.

При вивченні стану роботи відповідальних осіб приділялась увага питанням реєстрації справ і матеріалів, реєстрації ОСК усіх категорій справ, веденню судової статистики.

В цілому реєстрація справ та матеріалів, що надходять до суду , здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді від 27.06.2006р. зі змінами та доповненнями., Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів від 05.06.2006р. зі змінами та доповненнями.

Кожному працівнику апарату суду, згідно його функціональних обов’язків, з 01.01.2011 року надано право доступу до автоматизованої системи документообігу «ДЗС», яка запроваджена в судах відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та діє на підставі «Положення про автоматизовану систему документообігу суду» ( із змінами та доповненнями, внесеними рішеннями Ради суддів України від 24.12.2010р. №33, від 21.01.2011р. №4, від 24.06.2011р. № 28)

Як відомо, основним завданням автоматизації є зменшення участі людини в процесі отримання та використання інформації та підвищення продуктивності праці, покращення якості результату.

На жаль, недосконалість системи «ДЗС» не дозволила в повній мірі використовувати її за призначенням.

Працівники суду в основному навчались працювати з системою на практиці, отримуючи інформацію від спеціаліста з інформаційних технологій та спілкуючись з працівниками інших судів на форумі працівників судів. Програма немала навчальних матеріалів, а функція «Допомога» була лише символічною, так як містила застарілі роз’яснення, які не відповідали новим оновленням програми, тобто взагалі не придатним для використання в роботі з програмою. Певна документація, яка все ж існувала і до якої можна було б звернутися при виникненні питань або труднощів під час роботи з програмою, була малозрозумілою для рядового користувача в суді. Крім того, програма не була досконалою, на протязі її існування постійно здійснювались оновлення, після яких часто зникали деякі введені раніше дані.

Головною проблемою КП «ДЗС» в суді була складність її використання і основний тягар роботи із системою лягав на всіх працівників апарату суду (суддів, помічників, секретарів, консультантів, тощо).

Тому з 27 лютого в місцевих загальних судах припинено підтримку комп’ютерної програми «ДЗС», що функціонувала в судах з 1 січня 2011 року, Натомість впроваджена комп’ютерна програма для автоматизації документообігу загальних судів «Д-3».

Канцелярією суду вся вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймаються і опрацьовуються і реєструються в автоматизованій системі в день її надходження. За перший квартал 2012 року до суду надійшло та зареєстровано 3514 вхідних матеріалів. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ у автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

Усі судові справи та матеріали, що надійшли до суду та підлягали розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, не пізніше наступного робочого дня передавалися для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках.

Кожній судовій справі наданий єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях. Структура номеру справи є такою: код суду/номер справи за порядком у поточному році/рік реєстрації.

Далі на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації здійснюється автоматичний розподіл судових справ. Автоматичний розподіл судових справ здійснюється у суді протягом робочого дня після реєстрації відповідних документів, крім випадків, передбачених законодавством. Після автоматичного розподілу судових справ автоматизованою системою, працівник канцелярії апарату суду на якого покладено обов’язок передачі судової справи, передає судову справу визначеному автоматизованою системою головуючому судді, судді-доповідачу. Вся подальша інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи помічником судді або секретарем судових засідань.

Так, в першому кварталі 2012 року до Жмеринського міськрайонного суду зареєстровано судових справ та виставлено ОСК на справу у кількості 1341, з них:

- кримінальних справ – 101 (в т.ч. перереєстрованих - 32 справи, які складають залишок нерозглянутих справ станом на 01.01.2012р.);

- цивільних справ – 673 (в т.ч. перереєстрованих - 126 справ, які складають залишок нерозглянутих справ станом на 01.01.2012р.);

- адміністративних справ – 45 (в т.ч. перереєстрованих - 15 справи, які складають залишок нерозглянутих справ станом на 01.01.2012р.);

- справ про адміністративне правопорушення – 444 (в т.ч. перереєстрованих - 9 справ, які складають залишок нерозглянутих справ станом на 01.01.2012р.)

- інші матеріали – 78.

Відповідно до функціональних обов'язків автоматичний розподіл судових справ та ведення первинного обліку справ в ОСК здійснюють секретарів суду відповідно до категорій: кримінальні справи - Мельник О.С, цивільні та адміністративні справи - Піскун Т.С., справи про адміністративні правопорушення реєстрації справи - Колеснік О.В.

Секретар суду по кримінальних справах Мельник О.С. веде облік по кримінальним справам, скаргам приватного обвинувачення, матеріалів застосування примусових заходів медичного характеру; по справам з постановою прокурора, слідчого за згодою прокурора щодо вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності або для вирішення питання щодо невстановлених осіб, про закриття провадження у справі у зв'язку із закінченням строків давності; по справам за поданням слідчих органів та скаргам на їх дії та рішення; по справам щодо розгляду питань в порядку виконання вироку; по справам про направлення на примусове лікування до спеціалізованого лікувального закладу особи, яка зловживає спиртними напоями або наркотичними засобами.

Секретар суду по цивільних справах Піскун Т.С. веде облік по справам позовного провадження, адміністративного провадження, окремого провадження, наказного провадження, по заявам про відновлення втраченого судового провадження, забезпечення позову, доказів у цивільних справах до подання позовної заяви, по заявам про перегляд заочного рішення, про скасування судового наказу, по скаргам на дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби, що розглядаються в порядку цивільного судочинства, по клопотанням, заявам, поданням питань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах, по клопотанням, заявам, поданням у порядку виконання судових рішень у адміністративних справах, по заявам про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішення, що набрали законної сили у цивільних справах та адміністративних справах.

Секретар суду по справах про адміністративні правопорушення Колеснік О.В. веде облік відповідної категорії справ та подання в порядку виконання справ про адміністративні правопорушення.

Даний облік знаходить своє відображення у електронних обліково - статистичних картках та алфавітних покажчиках. Проте, у зв'язку із складнощами при складанні попередніх звітів, коли відповідальним особам за складання звітів прийшлось рахувати у «напівавтоматичному» режимі, при цьому КП «ДЗС» була задіяна більш як джерело даних, ніж програма для розрахунку судової статистики, секретарями суду Мельник О.С. та Колеснік О.В. поряд з електронними носіями ведеться паперовий варіант обліково-статистичних карток.

В КП «Д-3» всі пункти і графи обліково – статистичних карток заповнюються відповідно до руху справи.

Основними завданнями обліково-статистичної роботи є забезпечення достовірності, об'єктивності, оперативності та цілісності інформації про роботу судів з основної діяльності.

Всі звіти розраховуються на підставі документів первинного обліку, тому їх якість є показником роботи суду.

Так, секретарем суду по кримінальних справах Мельник О.С. сформовано та направлено до ТУ ДСА України в Вінницькій області на паперових і електронних носіях щоквартальні звіти форми № 1-ОП «Звіт про оперативність розгляду місцевими та апеляційними загальними судами кримінальних справ», форми № 1-Л «Про стан розгляду справ про злочини, передбачені статтями 209, 209-1, 396 КК України», акти звірки повноти надходження карток на осіб, судові рішення щодо яких набрали законної сили за перший квартал 2012 року, без помилок.

Працівники суду чітко дотримуються вимог Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді. Всі пункти і графи обліково – статистичних карток в КП «Д-3» заповнюються відповідно до руху справи. Не приймаються до канцелярії суду справи, у яких не заповнено рух по справі в ОСК або ж не направлено судове рішення до ЄДРСР. Грубих помилок і порушень при реєстрації ОСК не допускають. Однак, деякі помилки все ж мають місце.

Найтиповішими недоліками при веденні первинного обліку є неповнота або неправильність, перекручування внесення відомостей до обліково-статистичних карток по відношенню до матеріалів справи (судового рішення). Неналежне ведення первинного обліку секретарями канцелярії судів в частині заповнення обліково-статистичних карток веде до подачі в подальшому недостовірної інформації, яка потребує підтвердження або спростування під час подання звітів.

Так, при надходженні зустрічного позову канцелярією суду вказаний позов реєструвався, присвоювався вхідний номер та передавався на розгляд судді долучаючи до первісного позову. При цьому, порушуючи вимоги Інструкції, в ОСК на цивільну справу (позовне провадження), інформація не вносилась на що було звернуто увагу відповідальних осіб та усунено недоліки на місці.

Всі звіти розраховуються на підставі документів первинного обліку, тому секретарями канцелярії постійно звертається особлива увага на їх якість.

І вже сьогодні, в процесі роботи з ОСК на цивільну справу виявлено недосконалість КП «Д-3», зокрема:

- відповідно до п. 4 п.п.4 Постанови Пленуму Верховного Суду України «Про застосування норм цивільного процесуального законодавства, що регулюють провадження у справі до судового розгляду» від 12.06.2009 року № 5 «Зупинення, закриття провадження у справі чи залишення заяви без розгляду ( статті 201, 202, 205, 207 ЦПК) при проведенні попереднього судового засідання відповідає вимогам ЦПК. Однак, в ОСК такий пункт не прописано, тому в більшості ОСК не відображається інформація про залишення позову без розгляду в попередньому судовому засіданні;

- в п.7.1 розділі 7 «Попереднє судове засідання» позов задоволено у зв'язку з визнанням відповідачем позову є лише місце для зазначення дати розгляду. Проте, немає місця для зазначення змісту результативної частини рішення та дати коли набуває рішення законної сили;

- в розділі 24 «Апеляційний розгляд» не передбачено внесення інформації щодо оскарження ухвал, на які можуть бути подані скарги окремо від рішення( ст. 293 ЦПК України ), а лише на остаточне судове рішення ( ухвалу). У такому випадку вказану інформацію можливо внести лише в пункті 31 «Інші відмітки»;

зайвим є пункт 21.1 « Подано заяву про апеляційне оскарження» так як вказану норму виключено;

- в пункті 11.1 судові витрати розділі «Вартісні показники» колонка передбачає відомості щодо несплати судового збору внаслідок звільнення від сплати, проте вказана функція не діє.

Вказані недоліки у роботі КП «Д-3» є суттєві і потребують удосконалення з боку розробників.

Узагальнюючи результати проведеної перевірки, слід зробити наступні висновки:

- стан роботи відповідальних осіб в частині реєстрації ОСК усіх категорій справ в системі електронного судового діловодства КП «Документообіг загальних судів» у першому кварталі 2012 року.

загалом можна визнати задовільним;

- звернути увагу відповідальних осіб в частині реєстрації ОСК усіх категорій на виявлені недоліки, та зобов’язати їх вжити заходів, направлених на їх усунення;

- суворо в своїй роботі в частині діловодства, дотримуватися « Інструкції з ведення діловодства у загальних місцевих судах»,та інших нормативних актів;

- постійно підвищувати свої професійні навички;

- звернутись до розробників КП «Д-3» з пропозиціями щодо усунення недоліків та удосконалення ОСК на справу.

Керівник апарату

Жмеринського міськрайонного суду Т.А.Насоненко