Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
Протокол № 1
оперативної наради навчання працівників
Жмеринського міськрайонного суду
06 лютого 2013 року
На нараді присутні 24 працівники суду.
План навчання:
1. Номенклатура справ Жмеринського міськрайонного суду на 2013 рік.
2. Інструкція про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду. (Наказ ДСА України №168 від 15.12.1011 року).
3. Про звіти за 2012 рік їх основні помилки.
4. Загальний порядок проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань. Організація проведення результатів щорічної оцінки.
5. Заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу(кримінальне провадження).
6. Порядок видачі для ознайомлення судових справ і документів.
7. Вивчення Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді зі змінами.
8. Про ознайомлення з Інструкцією «Про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового процесу (судового засідання)».
9. Про обговорення звернення працівників апарату Жмеринського міськрайонного суду щодо підвищення заробітної плати працівникам апаратів судів України.
Слухали: Про номенклатуру справ Жмеринського міськрайонного суду на 2013 рік.
З доповіддю по даному питанню виступила керівник апарату суду Насоненко Т.А.
В обговоренні питання взяли участь керівник апарату Насоненко Т.А., старший секретар суду Смірнова Є.А.
Обговоривши номенклатуру справ Жмеринського міськрайонного суду на 2013 рік відзначили що, номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві суду, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ. За складання номенклатури справ та ведення відповідає служба діловодства суду за участю відповідальної особи за ведення архіву суду. Номенклатура справ місцевого суду призначена для групування документів у справи, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання (постійне чи тимчасове), а також швидкого пошуку документів за змістом. Судові справи та матеріали не належать до Номенклатури справ суду. Усі журнали суду вносяться до номенклатури справ суду. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами - індекс. У разі наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо. Номенклатура справ суду складається у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідним державним архівом.
З 01 січня 2013 року набрав чинності «Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств і організацій, із зазначенням строків зберігання документів», затверджений наказом Міністерства юстиції України 12.04.2012 р. за № 571/20884. Даний Перелік налічує 2157 статей; всі статті змінені.
Тому Номенклатура справ суду на 2013 рік була змінена, однак заголовки залишені у тому ж вигляді, окрім деяких:
1. У зв’язку з введенням нового КПК виключено копії окремих постанов у кримінальних справах (це полегшить роботу кримінальної канцелярії в частині контролю надходжень реагувань).
2. Введено «Запити про надання публічної інформації, що знаходиться у володінні суду» у зв’язку з ЗУ «Про доступ до публічної інформації». Цей Закон визначає порядок здійснення та забезпечення права кожного на доступ до інформації, що знаходиться у володінні суб’єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації, визначених цим Законом, та інформації, що становить суспільний інтерес.
3. В Розділ 4 «Кадрове діловодство суду» теж внесені деякі зміни щодо заголовків справ, у зв’язку з введенням Порядку організації проведення спеціальної перевірки відомостей щодо осіб, які претендують на зайняття посад, пов’язаних із виконанням функцій держави або місцевого самоврядування, затвердженого Указом Президента України від 25 січня 2012 року № 33/2012.
4. Книга телефонограм (вхідна/вихідна) знаходиться на погоджені експертно-перевірної комісії (ЕПК) архівного відділу Жмеринської районної державної адміністрації.
Нарада постановила:
1. Подану інформацію взяти до відома.
2. Старшому секретарю суду Смірновій Є.А. слідкувати за правильним веденням номенклатури справ Жмеринського міськрайонного суду на 2013 рік .
3. Контроль за виконанням постанови покласти керівника апарату Жмеринського міськрайонного суду Насоненко Т.А.
Слухали: Інструкцію «Про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду». (Наказ ДСА України №168 від 15.12.1011 року).
З доповіддю по даному питанню виступила керівник апарату суду Насоненко Т.А.
В обговоренні питання взяли участь старший секретар суду Смірнова Є.А., архіваріус суду Петинська Л.В.
Обговоривши питання відзначили, що відповідно до зміни структури та штатної чисельності Жмеринського міськрайонного суду Вінницької області, затвердженої начальником Територіального управління Державної судової адміністрації України в Вінницькій області Біликом В.В. станом на 01.01.2013 року, 02 січня 2013 р. Наказ № 1 о/д в Жмеринському міськрайонному суді введено нову посаду - архіваріус Жмеринського міськрайонного суду, а відповідно Наказу № 2-к від 02 січня 2013 р. Петинська Людмила Василівна переведена з посади діловода суду на посаду архіваріуса суду.
Інструкція «Про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду» (далі Інструкція) розроблена відповідно до положень Законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», постанови Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 р. № 1004 «Про проведення експертизи цінності документів», Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України від 17 вересня 1998 р. за № 576/3016, Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України (далі – Держкомархів України) від 16 березня 2001 р. № 16, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 8 травня 2001 р. за № 407/5598, Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи і організації, затвердженого наказом Держкомархівів України від 6 серпня 2002 р. № 58, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 20 серпня 2002 р. за № 682/6970 (далі – Типове положення), Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого рішенням Ради суддів України від 22 жовтня 2010 р. № 12, та інших нормативно-правових актів. Закінчені в діловодстві документи групуються в справи відповідно до номенклатури справ суду, що погоджена та затверджена в порядку, визначеному Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Держкомархіву України від 16 березня 2001 р. за № 407/5598, а також відповідними Інструкціями з діловодства в судах.
Згідно Інструкції установлюється такий порядок групування документів у справи:
- у справи вміщуються тільки оригінали документів або у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;
- не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить іншому органу влади);
- документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи особи в суді;
- документи, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду (постійного зберігання), та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи.
Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).
Нормативні акти (положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються в справи разом із цими документами.
Накази, розпорядження з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу; про надання відпусток; про стягнення, відрядження працівників; з адміністративно-господарських питань групуються у різні справи.
Документи засідань колегіальних органів групуються в дві справи:
- протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);
- документи з організації та проведення засідань колегіальних органів (порядок денний, список запрошених, макет розсадження, перелік осіб, що виступають тощо).
Протоколи засідань колегіальних органів групуються в справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в середині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.
Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справи окремо від проектів цих документів.
Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.
В особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх наповнення в такій послідовності: внутрішній опис документів справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту (копії); витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника; доповнення до особового листка з обліку кадрів; довідки та інші документи.
Особові справи державних службовців ведуться в порядку, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731.
Судові справи та управлінська документація з часу створення (надходження) і до передання їх в архів суду зберігається за місцем формування справ (в структурних підрозділах апарату суду) та/або централізовано в службі діловодства згідно із затвердженою номенклатурою справ.
Особові справи до передання їх в архіві суду зберігаються в службі з кадрового забезпечення (відділ кадрів) або у особи, відповідальної за ведення кадрової роботи.
Методичне керівництво і контроль за формуванням справ суду здійснює його служба діловодства (канцелярія суду).
Експертиза цінності документів суду, їх відбір для наступного зберігання здійснюється експертною комісією (далі – ЕК) суду. Що діє на підставі положень про них, розроблених та затверджених відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Держкомархіву України від 17 грудня 2007 р. № 183, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 січня 2008 р. за № 13/14704.
Експертиза цінності документів суду, проводиться у поточному діловодстві під час складання номенклатури справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до справ; під час підготовки справ до наступного зберігання, у тому числі в складі НАФ.
Нарада постановила:
1. Подану інформацію взяти до відома.
2. Архіваріусу суду Петинській Л.В. у своїй роботі постійно керуватись Інструкцією «Про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду».
3. Контроль за виконанням постанови покласти керівника апарату Жмеринського міськрайонного суду Насоненко Т.А.
Слухали: Про звіти за 2012 рік їх основні помилки
З доповіддю по даному питанню виступила керівник апарату Жмеринського міськрайонного суду Насоненко Т.А.
В обговоренні питання взяли участь старший секретар суду Смірнова Є.А , головний спеціаліст ІТ Антал П.В., секретарі суду Мельник О.С., Колеснік О.В., Рафа О.М.
Обговоривши питання відзначили, що у цьому році, як ніколи здача звітів затягнулась, почали роботу над звітами ще в кінці грудня 2012 р., направили на електронних носіях, але до цих пір немає наказу роздруковувати паперові варіанти звітів. Проблеми складання звітів були пов’язані з тим, що формувати звіти потрібно було у нових шаблонах форм. При цьому, головному спеціалісту потрібно було самому налаштовувати механізм роботи форм з УЛК (умови логічного контролю).
Але ж і виникали питання щодо організації облікової роботи, первинного обліку судових справ та матеріалів, які надійшли до суду та ведення облікової роботи в суді.
Обліково-статистичні картки (далі ОСК) заповнюються повно та якісно, у картках просліджується рух по справі, проставляються відмітки про судові доручення, про провадження окремих процесуальних дій та відмітки про зупинення та відновлення провадження по справі, прийняте рішення по справі, виконання рішення, але, між тим, у більшості випадках є певні недоліки, які виникли через те, що деякі пункти у ОСК по справам цивільного та адміністративного судочинства також як і по кримінальним справам заповнюються помічником судді або автоматично на підставі процесуальних документів, постановлених суддею.
При заповненні ОСК на справу кожне поле має бути заповнено: «Вартісні показники», «Звернення до виконання» і «Фіксування технічними засобами».
Відповідно до ст. 234 ЦПК по окремому провадженню, розгляд справ проводиться судом у складі одного судді і двох народних засідателів:
1) обмеження цивільної дієздатності фізичної особи, визнання фізичної особи недієздатною та поновлення цивільної дієздатності фізичної особи;
2) визнання фізичної особи безвісно відсутньою чи оголошення її померлою;
3) усиновлення;
4) надання особі психіатричної допомоги в примусовому порядку;
5) обов’язкову госпіталізацію до протитуберкульозного закладу.
Слід відмітити, що судді доручають своїм помічникам заповнювати ОСК, а помічники в свою чергу повинні їх оформляти відповідно до Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу. В Інструкції все докладно розписано.
Жодна справа не повинна прийматись до канцелярії суду, якщо не заповнено ОСК.
Секретарям судового засідання слід звернути увагу на ст. 222 ЦПК України, де вказано, що копії повного рішення суду видаються особам, які брали участь у справі, негайно після проголошення такого рішення. У разі проголошення тільки вступної та результативної частин судового рішення, особам, які брали участь у справі і були присутні у судовому засіданні, негайно після його проголошення видаються копії судового рішення із викладом вступної та результативної частин.
Особам, які брали участь у справі, але не були присутні у судовому засіданні, копії повного судового рішення надсилаються рекомендованим листом з повідомленням про вручення протягом двох днів з дня його складання або за їх зверненням втручаються їм під розписку безпосередньо в суді. Якщо судовим рішенням відповідачеві заборонено вчиняти певні дії, що потребуватиме вчинення дій органами державної влади, органами місцевого самоврядування, їх посадовими чи службовими особами, копія такого судового рішення також надсилається цим органам та/або особам у строки та порядку, визначені ст. 222 ЦПК України.
В свою чергу секретар канцелярії суду з цивільних справ не приймає справу до канцелярії, якщо немає повідомлення про отримання чи направлення копії судового рішення. Всі процесуальні документи мають бути зі штрих-кодами.
Нарада постановила:
1. Подану інформацію взяти до відома.
2. Помічники суддів повинні ОСК оформляти відповідно до Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу.
3. Секретарям суду не приймати справи до канцелярії суду, якщо ОСК не будуть заповнені належним чином.
4. Старшому секретарю Смірновій Є.А. один раз в квартал здійснювати перевірку в частині об’єктивності заповнення обліково-статистичних карток.
5. Контроль за виконанням постанови покласти керівника апарату Жмеринського міськрайонного суду Насоненко Т.А.
Слухали: Загальний порядок проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань. Організація проведення результатів щорічної оцінки.
З доповіддю по даному питанню виступила консультант з кадрової роботи Жмеринського міськрайонного суду Шпиль А.В.
В обговоренні питання взяли участь керівник апарату суду Насоненко Т.А., консультант суду Коцюдим О.М.
Обговоривши питання відзначили, що щорічна оцінка державних службовців проводиться відповідно до «Порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов’язків у Жмеринському міськрайонному суді Вінницькоїобласті».
Щорічна оцінка виконання працівниками апарату суду покладених на них завдань і обов’язків проводиться за підсумками роботи за календарний рік у січні - лютому наступного року.
Щорічну оцінку проводять безпосередні керівники (судді,керівник апарату суду та заступник керівника апарату суду).
Щорічному оцінюванню не підлягають такі категорії державних службовців:
- вагітні жінки та жінки, що перебувають у відпустці для догляду за дитиною;
- працівники, які призначені на посаду у звітному періоді.
Щорічна оцінка має стати одним з важливих компонентів управління персоналом, сприяти поліпшенню добору і розстановки кадрів, розвитку ініціативи і творчої активності державних службовців, визначенню їх потенціалу, потреб у підвищенні кваліфікації та особистому розвитку; плануванню кар’єри, вдосконаленню процесу планування та організації діяльності державного службовця, виявленню організаційних проблем та оперативному реагуванню на них, аналізу посадових інструкцій.
Оцінювання виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов’язків є процедурою перевірки діяльності державних службовців відповідно до посадових інструкцій, положень про структурні підрозділи, наданих окремих доручень, що здійснюється безпосереднім керівником шляхом спостереження та контролю.
Результатами щорічних оцінок керівників апаратів та заступників керівників апаратів місцевих судів затверджуються начальником ТУ ДСА України в Вінницькій області.
Безпосередній керівник оцінює виконання державним службовцем посадової інструкції, окремих доручень та завдань, перевіряє своєчасність, якість, результативність їх виконання, з’ясовує причини продовження термінів виконання завдань тощо. Оцінка має бути обґрунтованою, базуватися на конкретних прикладах.
Безпосередній керівник має відмітити позитивні показники роботи державного службовця, рівень знань, вмінь, професійні та ділові якості державного службовця, які він використав під час виконання службових обов’язків, тобто його сильні сторони. Одночасно у своїх коментарях безпосередній керівник недвозначно вказує на недоліки в роботі державного службовця та шляхи їх подолання.
Організаційне забезпечення проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями завдань і обов’язків покладається на консультанта з кадрової роботи суду Шпиль А.В.
До початку проведення оцінювання консультант суду з кадрової роботи має ознайомити всіх державних службовців з «Порядком проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов’язків та забезпечити Формою бланка щорічної оцінки виконання державним службовцем посадових завдань і обов’язків».
Процедура проведення щорічної оцінки складається з таких етапів: підготовчий період, оцінювання, співбесіда та підписання результатів обговорення, затвердження керівником вищого рівня результатів оцінювання, заключний етап.
Підготовчий період. До проведення щорічної оцінки мають попередньо готуватися як державний службовець, так і його безпосередній керівник. У цей період аналізується виконання завдань та обов’язків, визначених у посадових інструкціях, положеннях про структурні підрозділи, наданих окремих дорученнях у звітний період; безпосереднім керівником встановлюється дата проведення співбесіди.
Оцінювання здійснюється державним службовцем через самооцінювання та оцінювання безпосереднім керівником, результати якого заносяться до Форми бланка щорічної оцінки. При цьому розділи 1, 2, 3 Форми бланка щорічної оцінки заповнюються державним службовцем, який передає її безпосередньому керівнику у дводенний термін.
Під час самооцінювання державний службовець висловлює свою точку зору і визначає існуючі проблеми, а також встановлює для себе конкретну мету в удосконаленні свого професіоналізму.
Заповнену Форму бланка щорічної оцінки з підсумковою оцінкою (низька, задовільна, добра, висока – залежно від результатів роботи і виявлених здібностей) безпосередній керівник передає у триденний термін державному службовцю для ознайомлення з оцінкою.
Співбесіда та підписання результатів обговорення проводиться безпосереднім керівником з державним службовцем з метою обговорення результатів оцінки роботи державного службовця за минулий рік та досягнення домовленостей на наступний рік щодо виконання завдань, визначення необхідності підвищення кваліфікації.
При проведенні співбесіди необхідно дотримуватися балансу між позитивною оцінкою роботи і критикою окремих напрямів з відповідним обґрунтуванням.
Співбесіда має закінчуватися підписанням безпосереднім керівником і державним службовцем Форми бланка щорічної оцінки.
Затвердження керівником вищого рівня результатів щорічної оцінки здійснюється після ознайомлення з результатами оцінювання.
Заключний етап. Повноту заповнення Форми бланка щорічної оцінки перевіряє консультант з кадрової роботи і долучає її до особової справи державного службовця.
Консультант з кадрової роботи аналізує та узагальнює результати щорічної оцінки і готує проекти відповідних рішень.
Результати щорічної оцінки враховуються при атестації державного службовця, а також при розгляді питань просування по службі, присвоєння чергового рангу, встановлення передбачених законодавством надбавок, премій або зміни їх розмірів, при вирішенні питання щодо продовження терміну перебування на державній службі, формування кадрового резерву та інших питань проходження державної служби.
У випадках, коли державні службовці отримують “низьку” оцінку виконання покладених обов’язків і завдань, до них можуть застосовуватися заходи впливу. Наприклад, встановлення певного терміну для поліпшення показників роботи, проведення додаткових співбесід з безпосереднім керівником, виключення з кадрового резерву.
Нарада постановила:
1. Подану інформацію взяти до відома.
2. Консультанту з кадрової роботи суду Шпиль А.В. забезпечити організаційне проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями завдань і обов’язків.
3. Контроль за виконанням постанови покласти на заступника керівника апарату Жмеринського міськрайонного суду Скорковського П.Е.
Слухали: Про Заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу (кримінальне провадження).
З доповіддю по даному питанню виступила секретар суду Мельник О.С.
В обговоренні питання взяли участь керівник апарату суду Насоненко Т.А., старший секретар суду Смірнова Є.А.
Обговоривши питання відзначили що, після розгляду кримінальної справи, суддею або його помічником заповнюється картка на особу (далі картка), щодо якої винесено судове рішення. Заповнення картки починається з заповнення прізвища, імені, по батькові соби, номера кримінальної справи/провадження/кодових позначень суду, судді-головуючого.
Станом на 01.01.2013 р. новий код Жмеринського міськрайонного суду – 130.
В пунктах з 1 по 13 розділу 1 картки на особу вказуються дані про особу на момент вчинення злочину, а саме: її стать, заняття, освіта, якщо особа є неповнолітньою, то вносяться дані до п.8,9.10.
В пунктах 11-13 картки вказуються дані про судимість особи на момент вчинення злочину.
В розділі 2 картки вказуються відомості про злочин, а саме суть обвинувачення (де вчинено злочин та коротко за яких обставин, дата скоєння злочину).
В п.14 картки необхідно вказувати як вчинено злочин – однією особою, групою, з участю неповнолітніх та інше.
Заповнюючи картку необхідно вказувати дані в якому стані було скоєно злочин (в стані алкогольного або наркотичного оп’яніння, дані про громиадянство).
В розділі 3 картки вказуються дані про судове рішення (дата вироку, та обирається один з сімнадцяти пунктів, той, який необхідно заповнити відповідно до судового рішення).
В п.18 вказуються стаття, або статті, за якими винесено вирок, постанову, ухвалу. При цьому вказуються всі статті, а в пункті 18 відмічається стаття, за якою враховується особа після набрання судовим рішенням законної сили.
При заповненні картки вказується призначене покарання (основне або остаточне); додаткове покарання; п. 21 заповнюється, якщо застосовувалась ст. 69, ч.4 ст.70, ст. 71 КК України; п.22 заповнюється, якщо застосовувалась ст. 96 КК України про примусове лікування.
Дані статистичні картки разом з кримінальною справою (кримінальним провадженням) здаються до канцелярії суду.
Картка перевіряється секретарем суду Мельник О.С., з неї вносяться дані до КП «Д-3», а після набрання судовим рішенням законної сили, кожного місяця статистична картка на особу направляється до ТУ ДСА України в Вінницькій області разом з супровідним листом.
Нарада постановила:
1. Подану інформацію взяти до відома.
2. Секретарю суду Мельник О.С. при прийняті кримінальної справи (провадження) до канцелярії суду детально та уважно перевіряти заповненні картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу (кримінальне провадження).
3. Контроль за виконанням постанови покласти керівника апарату Жмеринського міськрайонного суду Насоненко Т.А.
Слухали : Про порядок видачі для ознайомлення судових справ і документів.
З доповіддю по даному питанню виступила старший секретар суду Смірнова Є.А.
В обговоренні питання взяли участь керівник апарату суду Насоненко Т.А., помічники суддів Жаглюк Я.М, Ведишко О.Л.
Обговоривши питання відзначили, що судові справи видаються для ознайомлення відповідно до наказу № 3 о/д від 15.01.2013 р. виключно з дозволу голови суду, його заступника або судді, який головував у справі. Особа, яка бажає ознайомитись з матеріалами справи повинна звернутись з відповідною письмовою заявою, на якій накладається резолюція. Під час прийняття заяви на ознайомлення з матеріалами кримінальної, цивільної справи, учасники судового розгляду зобов’язані пред’явити документ, що підтверджує їх повноваження чи особу.
Видача справ для ознайомлення прокуророві, видаються після пред’явлення ним службового посвідчення, адвокатам, які брали участь у розгляді справи, як захисник чи представник потерпілого – після пред’явлення свідоцтва на право зайняття адвокатською діяльністю та ордера виданого відповідним адвокатським об’єднанням. Інші учасники процесу, а також особи, які брали участь у справі, якщо суд вирішив питання про їх права та обов’язки пред’являють документ, що посвідчує особу: паспорт, службове посвідчення, пенсійне посвідчення, в необхідних випадках доручення представника.
Ознайомлення з матеріалами судової справи здійснюється в присутності представника служби прийому громадян або судового розпорядника.
Після ознайомлення з матеріалами справи, заява підшивається до матеріалів справи.
Справа, яка надається для ознайомлення повинна бути підшита, всі аркуші у справі повинні бути пронумеровані. Крім того, справа реєструється у відповідному журналі, де зазначається суть справи (прізвище, ім’я, по батькові позивача, відповідача, обвинуваченого, підсудного, тощо), номер справи, година видачі та повернення справи, прізвище особи, стаття Кримінального кодексу України, а також прізвище та ініціали особи, яка видала справу. У журналі видачі справ для ознайомлення вказується підпис особи, яка одержує справу для ознайомлення. При поверненні справи після ознайомлення, особа яка видала справу, повинна ретельно перевірити наявність всіх матеріалів у справі, пересвідчитись у неушкодженості всіх аркушів справи та зазначити в контрольному журналі про час повернення справи і розписатись про її отримання. Факт ознайомлення з матеріалами кримінальної, цивільної справи, протоколом судового засідання фіксується особою, яка ознайомилася на обкладинці справи, в чому власноручно вона розписується.
Справи видаються: обвинуваченим, їх законним представникам і потерпілим у кримінальних справах, сторонам, їх представникам та іншим особам, які беруть участь у справах – після пред’явлення документа, що посвідчує особу.
У разі відсутності судді, який перебуває у довгостроковому відрядженні або відпустці – всі справи, які знаходяться в провадженні суду передаються по акту в канцелярію суду.
Відзначили ще, що речові докази, такі як гроші, цінності, наркотичні засоби, зброя – не повинні зберігатись в приміщенні суду. Якщо речові докази витребовує суддя для обстеження в судовому засіданні, то відповідальний працівник апарату суду повинен повернути їх до органу дізнання, а не передавати до канцелярії суду.
Нарада постановила:
1. Подану інформацію взяти до відома.
2. Старшому секретарю суду Смірновій Є.А. не порушувати порядок видачі для ознайомлення судових справ і документів.
Слухали: Про Інструкцію з діловодства в місцевому загальному суді зі змінами.
З доповіддю по даному питанню виступила керівник апарату суду Насоненко Т.А.
В обговоренні питання взяли участь старший секретар суду Смірнова Є.А., консультант з кадрової роботи суду Шпиль А.В.
Обговоривши питання відзначили, що «Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді» (далі Інструкція) встановлює загальні правила ведення судового діловодства в суді і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передавання в архів, звернення до виконання судових рішень.
Положення цієї Інструкції передбачають як ведення діловодства у паперовій формі, так і автоматизовану (електронну) технологію обробки, обліку та контролю документів (справ) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду». Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян і діловодства з питань роботи з кадрами визначається чинним законодавством України.
Установлена Інструкцією система судового діловодства є обов'язковою для всіх працівників суду.
Працівники апарату суду зобов'язані виконувати вимоги Інструкції, є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що міститься в них. Про втрату документа невідкладно повідомляється керівник апарату суду та складається акт у двох примірниках, один з яких залишається у керівника апарату суду для відповідного реагування в установленому порядку, другий залишається у працівника, відповідального згідно накладеної резолюції за втрачений документ, та, у разі необхідності, приєднується до матеріалів справи (провадження, наряду, переведення), до якої мав бути долучений втрачений документ.
Обов'язки, права і відповідальність працівників апарату суду визначаються їх посадовими інструкціями, що затверджуються наказом керівника апарату суду.
Функціональні обов'язки працівників апарату суду вносяться окремим розділом до їх посадових інструкцій. Залежно від штатної чисельності апарату суду, навантаження на кожного працівника апарату суду та в разі службової необхідності керівником апарату суду може проводитися перерозподіл функціональних обов'язків, про що обов'язково зазначається в посадових інструкціях.
За порушення вимог Інструкції працівники апарату суду притягаються до відповідальності в порядку, установленому чинним законодавством України.
В Інструкції зазначено, що ознайомлення з матеріалами судових справ здійснюється протягом усього робочого дня апарату суду.
Діловодство суду ведеться державною мовою. Усі судові документи також складаються державною мовою з урахуванням вимог процесуального законодавства України.
Оформлення організаційно-розпорядчих документів, створюваних у результаті діяльності суду, здійснюється відповідно до Національного стандарту України "Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003", затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 № 55 (далі - Національний стандарт України).
ТУ ДСА України в Вінницькій області до Жмеринського міськрайонного суду періодично направляються зміни та доповнення до «Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді». Консультант суду Коцюдим О.М. в свою чергу вносить відповідні зміни та доповнення до Інструкції, з якими ознайомлює всіх працівників апарату суду.
Відповідно до нового КПК України, пройшли зміни і в Інструкції, такі як, наприклад - слова «кримінальні справи» замінити словами «матеріали кримінального провадження»; слова «судові справи» доповнити словами «(матеріали кримінального провадження)» і т.д.
Нарада постановила:
1. Подану інформацію взяти до відома.
2. Працівникам апарату суду керуватись і не порушувати вимог «Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді».
Слухали: Про ознайомлення з Інструкцією «Про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового процесу (судового засідання)».
З доповіддю по даному питанню виступила керівник апарату суду Насоненко Т.А.
В обговоренні питання взяли участь старший секретар суду Смірнова Є.А., головний спеціаліст з ІТ Антал П.В., секретар судового засідання Росовська О.Ю.
Обговоривши питання відзначили, що Інструкція «Про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового процесу (судового засідання)» (далі – Інструкція) розроблена відповідно до вимог Цивільного процесуального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Господарського процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України та встановлює єдиний порядок роботи зі звукозаписувальними технічними засобами фіксування судового процесу, вимоги до них, зберігання, копіювання, дублювання та використання інформації, яка відображає хід судового засідання в судах загальної юрисдикції (крім Верховного Суду України та вищих спеціалізованих судів).
Фіксування судового процесу (судового засідання) технічним засобом здійснює секретар судового засідання або інший працівник апарату суду.
Секретар судового засідання або інший працівник апарату суду перед початком роботи зобов'язаний:
- перевірити комплекс звукозапису на відсутність ознак втручання в його конструкцію, цілісність пломб;
- включити комплекс звукозапису, зареєструватись у системі;
- перевірити годинник та календар комплексу звукозапису на предмет відповідності поточним даті та часу;
- перевірити наявність вільного місця на внутрішньому носії комплексу звукозапису;
- перевірити працездатність пристроїв, провести тестування для перевірки того, що складові комплексу звукозапису (мікрофони, мікшер тощо) працюють нормально та запис іде правильно;
- здійснити тестування.
У разі виявлення ознак втручання, порушення цілісності пломб, непрацездатності, неможливості налагодження коректної роботи комплексу звукозапису секретар або інший працівник апарату суду зобов'язаний терміново повідомити адміністратора та суддю (головуючого у судовому засіданні) про такі обставини.
Звуковий запис судового процесу (судового засідання) починається з моменту відкриття судового засідання.
Під час звукового запису секретар або інший працівник апарату суду здійснює поточний контроль якості запису, шляхом прослуховування через навушники, контроль рівня запису в спеціальній області у програмі звукового запису та контроль працездатності комплексу звукового запису шляхом спостереження за його станом.
У разі виявлення ознак непрацездатності обладнання комплексу звукозапису секретар або інший працівник апарату суду доповідає судді (головуючому у судовому засіданні) про неможливість подальшого звукового запису судового процесу (судового засідання) та повідомляє про це адміністратора.
Після закінчення судового засідання секретар або інший працівник апарату суду:
- зберігає, роздруковує, підписує Журнал судового засідання або виготовляє та підписує Протокол судового засідання та приєднує до справи;
- створює архівну копію фонограми;
- перевіряє якість запису архівної копії фонограми;
- архівну копію фонограми передає архіваріусу;
- створює робочу копію фонограми;
- робочу копію фонограми долучає до судової справи.
Відповідно до п.3.8, п.3.9 Інструкції робоча копія фонограми зберігається у паперовому конверті для компакт-дисків, на якому обов’язково зазначається номер судової справи; серійний номер компакт-диска; дата судового засідання; прізвище, ім’я, по-батькові та підпис судді (головуючого у судовому засіданні), секретаря або іншого працівника апарату суду; об’єм фонограми звукозапису (Мб) та приєднується до справи.
Примірники фонограм записуються у вигляді архівної та робочої копій на окремі диски для лазерних систем зчитування (далі – компакт-диски). Для кожної судової справи виділяються два компакт-диски: один - для архівної копії фонограми, другий - для робочої копії фонограми. У разі, якщо фонограми не вміщуються на один компакт-диск, виділяються додаткові компакт-диски.
Перед тим, як завершити роботу з комплексом звукозапису секретар або інший працівник апарату суду повинен заблокувати його або вийти з відповідної програми та завершити сеанс роботи з операційною системою.
Завершення роботи з комплексом звукозапису без дотримання вимог, передання паролю та допуск до роботи з комплексом звукозапису інших осіб забороняється.
Після запису архівної копії фонограми на компакт-диск секретарем або іншим працівником апарату суду створюється її робоча копія, що зберігається разом із справою.
Архівні копії фонограм зберігаються в архіві суду разом з упаковкою, в якій вони надійшли.
Архівні копії фонограми знищуються разом із судовою справою після закінчення терміну зберігання зазначеної справи.
Робоча копія фонограми зберігається в спеціальному конверті разом з судовою справою.
Передача робочих копій у суди апеляційної та касаційної інстанцій з місцевого суду виконується таким чином:
- передається робоча копія фонограми місцевого суду;
- перед передачею проводиться перевірка компакт-диска з робочою копією фонограми місцевого суду;
- серійний номер, повний об’єм (Mb, Kb) компакт-диска (компакт-дисків) вказується в супровідному листі;
- компакт-диск (компакт-диски) у картонному конверті підклеюється до судової справи для пересилання його разом зі справою.
У суді організовується робоче місце для прослуховування фонограм судових засідань особами, які беруть участь у справі.
Робоче місце обладнується комп'ютером із акустичною системою, головними телефонами, пристроєм CD/DVD – RW, блоком безперебійного живлення, принтером.
Для ознайомлення осіб, які беруть участь у справі, з технічним записом судового процесу (судового засідання) використовується робоча копія фонограми.
На клопотання особи, яка бере участь у справі, за розпорядженням головуючого може бути здійснено повне або часткове роздрукування технічного запису судового засідання за плату встановлену Законом України "Про судовий збір".
Нарада постановила:
1. Подану інформацію взяти до відома.
2. Секретарям судового засідання дотримуватись вимог Інструкції «Про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового процесу (судового засідання)».
3. Секретарям суду не приймати справи до канцелярії суду без підпису судді на паперовому конверті для компакт-дисків.
Слухали: Про обговорення звернення працівників апарату Жмеринського міськрайонного суду щодо підвищення заробітної плати працівникам апаратів судів України.
З доповіддю по даному питанню виступила керівник апарату суду Насоненко Т.А.
В обговоренні питання взяли участь старший секретар суду Смірнова Є.А., помічники суддів Гундерук Н.В., Ведишко О.Л. та консультант суду Коцюдим О.М.
Обговоривши питання відзначили, що всі працівники апаратів судів загальної юрисдикції в Україні отримують мінімальну заробітну плату, посадові оклади є найнижчими серед усіх категорій державних службовців та нижчими за оплату простої некваліфікованої праці. З метою виправлення катастрофічного становища, яке вже багато років має місце у сфері оплати нашої праці, працівники апарату Жмеринського міськрайонного суду Вінницької області (загалом 34 підписи), маючи ненормований робочий день, виконуючи всю роботу щодо ведення діловодства суду, звернулись до вищестоящих державних органів нашої влади з листом (вих. № 21 від 08.02.2013 р.), з проханням, надією і сподіванням, що наше звернення відносно підвищення заробітної плати буде розглянуте позитивно.
Нарада постановила:
1. Подану інформацію взяти до відома.
2. Керівнику апарату суду Насоненко Т.А. звернутись з відповідним листом до високо посадовців про підвищення розміру заробітної плати працівникам апарату суду.
Керівник апарату Жмеринського
міськрайонного суду Т.А. Насоненко
Секретар А.В.Шпиль
_03_03.png)
