Протокол № 1
оперативної наради навчання працівників
Жмеринського міськрайонного суду
28 січня 2011 року
Нанараді присутні 32 працівники суду.
План навчання:
1. Номенклатура справ Жмеринського міськрайонного суду на 2011 рік.
2. Про Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.
3. Про Положення про автоматизовану систему документообігу суду
4. Налаштування та виконання автоматизованого розподілу КП «ДЗС»
5. Порядок реєстрації вхідної кореспонденції справ та матеріалів та етапи її руху в КП «ДЗС»
6. Порядок реєстрації вихідної кореспонденції справ та матеріалів; етапи її руху в КП «ДЗС».
7. Обговорення листа в.о. начальника управління ТУ ДСА у Вінницькій області О.Кислиці № 02-29/81 від 13.01.2011р.
Слухали: Про номенклатуру справ Жмеринського міськрайонного суду на 2011 рік.
З доповіддю по даному питанню виступила старший секретар суду Смірнова Є.А.
В обговоренні питання взяли участь керівник апарату суду Насоненко Т.А., секретар суду Бедрак С.В., консультант суду з кадрової роботи Сайчук В.Л, головний спеціаліст ІТ Антал П.В., секретар суду Мельник О.С., друкарка Літвінчук А.В.
Обговоривши номенклатуру справ Жмеринського міськрайонного суду на 2011 рік відзначили що, відповідно до п.22.1 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України № 68 від 27.06.2006 року зі змінами, номенклатура справ була розроблена і затверджена 15 грудня 2010 року та використовується службою діловодства.
Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві суду, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ. Номенклатура справ суду схвалена експертною комісією суду та погоджена експертно-перевірною комісією архівного відділу Жмеринської райдерж адміністрації, після чого була затверджена головою суду. За складання номенклатури справ та ведення відповідає служба діловодства суду за участю відповідальної особи за ведення архіву суду. Номенклатура справ місцевого суду призначена для групування документів у справи, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання (постійне чи тимчасове), а також швидкого пошуку документів за змістом. Судові справи та матеріали не належать до Номенклатури справ суду. Усі журнали суду вносяться до номенклатури справ суду. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами - індекс. У разі наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо. Номенклатура справ суду складається у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідним державним архівом.
Примірники номенклатури справ розподіляються в такому порядку:
перший (недоторканний) примірник номенклатури справ зберігається в службі діловодства суду;
другий використовується службою діловодства як робочий;
третій передається до архіву суду для контролю за формуванням справ;
четвертий надсилається до державної архівної установи, архівного відділу міської ради, у зоні обслуговування яких перебуває суд.
Під час складання номенклатури справ суду слід керуватись структурою та штатним розписом суду, номенклатурою справ суду за минулі роки.
Нарада постановила:
1. Подану інформацію взяти до відома.
2. Старшому секретарю суду Смірновій Є.А. слідкувати за правильним веденням номенклатури справ Жмеринського міськрайонного суду на 2011 рік .
Слухали: Про Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів
З доповіддю по даному питанню виступила керівник апарату Жмеринського міськрайонного суду Насоненко Т.А.
В обговоренні питання взяли участь старший секретар суду Смірнова Є.А.,консультант суду з кадрової роботи Сайчук В.Л, головний спеціаліст ІТ Антал П.В., секретар судових засідань Росовська О.Ю, Гудзь К.В., діловод Піскун Т.С.
Обговоривши Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів відзначили що, Перелік включає документи, що утворюються під час документування однотипних управлінських функцій, виконуваних органами державної влади, місцевого самоврядування та іншими установами, організаціями і підприємствами (надалі - організації) в процесі своєї діяльності, а також документацію, що утворюється в результаті виробничої і науково-технічної діяльності установ, організацій і підприємств. Склад документів і строки їх зберігання визначено у Переліку в результаті безпосереднього вивчення документів із врахуванням рекомендацій фахівців відповідних галузей народного господарства і соціально-культурної сфери, положень відомчих (галузевих) переліків зі строками зберігання, примірних і типових номенклатур справ, рішень Центральної експертно-перевірної комісії Державного комітету архівів України про встановлення або зміну строків зберігання окремих видів документів. Перелік є основним нормативним актом, призначеним для використання всіма організаціями під час відбору на зберігання і для знищення типових документів, тобто загальних для всіх або більшості організацій. Для полегшення роботи з визначення строків зберігання документів до Переліку включено також окремі види документів. Перелік побудовано за функціональним принципом, він включає розділи, які відображають основні напрямки діяльності організацій.Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством.Строки зберігання документів, визначені в Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Примітки, що застосовуються в Переліку, коментують і уточнюють строки зберігання документів.Для зручності користування Переліком до нього складено покажчик, у якому в алфавітному порядку перелічено види документів та їх зміст з посиланнями на номери відповідних статей Переліку.
Нарада постановила:
1. Подану інформацію взяти до відома.
2. Консультанту суду з кадрової роботи Сайчук В.Л. ознайомитись з розділом 5 та розділом 6 Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.
3. Старшому секретарю суду Смірновій Є.А. ознайомитись з п.1139,1134 розділу 11 Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.
4. Секретарям суду ознайомитись з Переліком судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання.
Слухали: Про Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
З доповіддю по даному питанню виступив головний спеціаліст з ІТ Антал П.В.
В обговоренні питання взяли участь старший секретар суду Смірнова Є.А., секретар судових засідань Росовська О.Ю, Гудзь К.В., помічник судді Попеско Л.В., помічник судді Жаглюк Я.М, секретар суду Колеснік О.В.
Обговоривши Положення про автоматизовану систему документообігу суду відзначили, що автоматизована система документообігу в адміністративних судах забезпечує автоматизацію процесів проходження процесуальних документів, загального діловодства, здійснення процесуального контролю та контролю виконання документів, відстеження порядку проходження справ та документів, розподілу судових справ і матеріалів між суддями, формування звітності суду про стан здійснення правосуддя, передачу справ (документів) до електронного архіву тощо.Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в кожному окремому суді визначаються на підставі наказів голови суду та керівника апарату суду. На кожний вхідний документ у Системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію про рух документів. Внесення інформації до реєстраційної картки здійснюється користувачами Системи відповідно до їхніх функціональних обов'язків. Позовні заяви, заяви про забезпечення позову чи доказів до подання позовної заяви, заяви (подання, клопотання) у порядку виконання судових рішень (у разі відсутності судді, який розглядав справу), заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами, судові доручення, що надійшли з інших судів, справи, які надійшли на новий судовий розгляд після скасування судом апеляційної чи касаційної інстанції судового рішення, справи, передані з інших адміністративних судів, апеляційні та касаційні скарги після формування Системою вхідного номера та дати реєстрації невідкладно передаються відповідному користувачу Системи (секретарю суду або іншій особі відповідно до їхніх функціональних обов'язків) для внесення в Систему інформації щодо справи.
Системою здійснюється автоматичний розподіл справ.Автоматичний розподіл справ проводиться протягом робочого часу. Протокол розподілу справ між суддями зберігається в Системі та роздруковується за потребою.Після автоматичного розподілу справ Системою відповідальна особа суду передає справи визначеному Системою судді. Також довів до відома, що відповідно до Рішення Ради суддів від 21.01.2011 року № 04 з Положення про автоматизовану систему документообігу суду виключенні п.п. 3.4.2, 3.4.3, 3.7.1.
Нарада постановила:
1. Подану інформацію взяти до відома.
2. Працівникам апарату суду ознайомитись з Положення про автоматизовану систему документообігу суду та внести зміни до Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
3. Головному спеціалісту з ІТ Анталу П.В. надавати практичну допомогу працівникам суду щодо роботи в автоматизованій системі документообігу суду.
Слухали: Про налаштування та виконання автоматизованого розподілу КП «ДЗС»
З доповіддю по даному питанню виступив головний спеціаліст з ІТ Антал П.В.
В обговоренні питання взяли участь помічник судді Жаглюк Я.М, секретар суду Колеснік О.В.,секретар судових засідань Буга Р.М, помічник судді Гундерук Н.В.,помічник судді Кабакова С.В.
Обговоривши налаштування та виконання автоматизованого розподілу КП «ДЗС» головний спеціаліст з ІТ Антал П.В. зазначив, що всі необхідні налаштування розподілу КП «ДЗС» він зробив. Автоматизована система КП «ДЗС» в Жмеринському міськрайонному суді налагоджена і справно працює. При виникненні будь-яких проблемних питань у працівників апарату суду головний спеціаліст з ІТ Антал П.В. буде надавати практичну допомогу і інструктаж, щодо роботи системи.
Нарада постановила:
1. Подану інформацію взяти до відома.
2. Працівникам канцелярії суду ознайомитись з налаштуванням та виконання автоматизованого розподілу КП «ДЗС».
3. Працівникам апарату суду,безпосередньо працюючих в програмі «ДЗС» постійно удосконалювати свої професійні навики.
Слухали: Порядок реєстрації вхідної кореспонденції справ та матеріалів та етапи її руху в КП «ДЗС».
З доповіддю по даному питанню виступила старший секретар суду Смірнова Є.А.
Старший секретар суду Смірнова Є.А. довела до відома працівників Жмеринського міськрайонного суду про реєстрацію вхідної кореспонденції справ та матеріалів та етапи її руху в КП «ДЗС». Відповідно до ст..149 Закону України « Про судоустрій і статус суддів» канцелярією суду протягом робочого забезпечується прийняття та реєстрація документів, що подаються до суду. Після реєстрації заяви загальною канцелярією обліково-інформаційна картка реєструється одразу в реєстрі справ (крім «Картки обліку сум шкоди, завданої злочином» для кримінальної справи).
Після реєстрації заяви загальною канцелярією вона стає доступною у відповідному підрозділі суду, який займається справами, що вказані в реєстраційному типі документу категорії.
Весь вхідний потік кореспонденції суду (в тому числі і заяви) проходить через вхідну канцелярію або відділ прийому.
Загальна канцелярія суду вирішує такі задачі:
- реєстрація вхідної кореспонденції;
- реєстрація справ, що надійшли (експедиція);
- реєстрація вихідної кореспонденції;
- реєстрація справ, що відправляються;
- реєстрація завдань від керівництва підлеглим та контроль їх виконання;
- підготовка документів до поштової відправки (друк конвертів, формування поштових реєстрів);
- видача оперативних довідок (в т.ч. по телефону) щодо зареєстрованих канцелярією документів;
- друк регламентованих журналів та звітів.
Загальна канцелярія повинна зареєструвати всі вхідні документи з наданням вхідних реквізитів Для кожного зареєстрованого документа можна вказувати коли і кому його було передано та заводити контрольні картки із завданнями, пов'язаними з цим вхідним документом. Історія передач документу працівникам та списки контрольних завдань по документу розташовані під реєстром документів/справ.
Аналогічно переміщенню документа, є можливість додавати контрольні картки, які зв'язані з дорученнями по зареєстрованим у системі документам
Канцелярії суду по справах вирішують такі задачі:
- заведення нових статкарток з позовних заяв, що надійшли;
- заведення нових статкарток щодо справ, що надійшли (апеляція тощо);
- фіксація в статкартках змін щодо проходження справ;
- реєстрація завдань процесуального контролю суддям та їхнім підлеглим, контроль виконання завдань;
- видача оперативних довідок (в т.ч. по телефону) щодо зареєстрованих справ та документів по справах своєї канцелярії;
- друк регламентованих журналів та звітів.
Зареєстрований документ з’являється у вхідних документах відповідної канцелярії.
В кінці робочого дня роздруковується журнал вхідної кореспонденції в якому при передачі документів ставиться підпис відповідальної особи.
Нарада постановила:
1.Подану інформацію взяти до відома.
2.Діловодам суду перевіряти підписи в журналі вхідної кореспонденції відповідальних осіб при передачі документів.
3. Старшому секретарю суду Смірновій Є.А. контролювати правильність реєстрації вхідної документації діловодами суду.
Слухали: Порядок реєстрації вихідної кореспонденції справ та матеріалів; етапи її руху в КП «ДЗС».
З доповіддю по даному питанню виступила старший секретар суду Смірнова Є.А.
Старший секретар суду Смірнова Є.А. довела до відома працівників Жмеринського міськрайонного суду про порядок реєстрації вихідної кореспонденції справ та матеріалів; етапи її руху в КП «ДЗС». Будь-який вихідний документ, створений по справі, відображається в реєстрі вихідної кореспонденції. В нижній частині реєстру вихідних справ можна вести інформацію про переміщення документу та заводити контрольні картки по ньому (аналогічно діям для вхідної кореспонденції). Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином: у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з номера провадження у справі із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року;у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року.
На сьогоднішній день журнал реєстрації вихідної документації не роздруковується в зв’язку з помилкою в системі, вихідна документація передається на відправку до експедиції.
Нарада постановила:
1. Подану інформацію взяти до відома.
2. У зв’язку з великим надходженням справ по соціальним виплатам усім працівникам апарату суду при можливості надавати практичну допомогу судовому розпоряднику Скрипаловській Я.П., яка відправляє вихідну кореспонденцію.
3. Головному спеціалісту з ІТ Анталу П.В. налаштувати систему для роздрукування журналу вихідної документації.
Слухали: Обговорення листа в.о. начальника управління ТУ ДСА у Вінницькій області О.Кислиці № 02-29/81 від 13.01.2011р.
З доповіддю по даному питанню виступила керівник апарату суду Насоненко Т.А.
В обговоренні питання взяли участь головний спеціаліст з ІТ Антал П.В., старший секретар суду Смірнова Є.А., секретар суду Бедрак С.В., помічник судді Гундерук Н.В., секретар судових засідань Рожик А.М.
Керівник апарату суду Насоненко Т.А. доповіла що в.о начальника управління ТУ ДСА у Вінницькій області О.Кислиця відзначив Жмеринський міськрайонний суд як один із найактивніших по здійсненню адмініструванню сторінок на веб-сайті загальних місцевих судів. Також було відзначено що Жмеринський міськрайонний суд систематично висвітлює та розміщує на веб-сторінці узагальнені матеріали судової практики розгляду справ усіх категорій, стан роботи канцелярії, служби судових розпорядників, консультанта з кадрової роботи про організацію роботи із зверненнями громадян в друкованих засобах масової інформації.
Нарада постановила:
1. Інформацію керівник апарату суду Насоненко Т.А. взяти до відома.
2. Працівникам Жмеринського міськрайонного суду і надалі постійно розміщувати матеріали в друкованих засовах масової інформації і на веб-сторінці Жмеринського міськрайонного суду та веб-порталі «Судова влада України».
КЕРІВНИК АПАРАТУ ЖМЕРИНСЬКОГО
МІСЬКРАЙОННОГО СУДУ Т.А.НАСОНЕНКО
Секретар В.Л. Сайчук
_03_03.png)
