flag Судова влада України

Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел

Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46

Протокол № 1 від 23 січня 2012 року

Протокол № 1

оперативної наради навчання працівників

Жмеринського міськрайонного суду 

23 січня 2012 року

                                                                                        На нараді присутні 33 працівники суду.

План навчання:

1.      Номенклатура справ Жмеринського міськрайонного суду на 2012 рік.

2.      Документи регламентуючі роботу Жмеринського міськрайонного суду.

3.      Про Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

4.      Про звіти за 2011 рік їх основні помилки.

5.      Про поняття інформаційних технологій.

6.      Вивчення інструкції користувача КП ДЗС.

7.      Про суттєві недоліки в роботі КП «ДЗС».

8.      Порядок реєстрації  вхідної кореспонденції справ та матеріалів; етапи її руху в КП «ДЗС».

9.      Порядок реєстрації  вихідної кореспонденції справ та матеріалів; етапи її руху в КП «ДЗС».

 

Слухали: Про номенклатуру справ Жмеринського міськрайонного суду на 2012 рік.

З доповіддю  по даному питанню виступила старший секретар суду Смірнова Є.А.

В обговоренні питання взяли участь керівник апарату Насоненко  Т.А., заступник керівника апарату суду Скорковський П.Е.,секретар суду Мельник О.С.. секретар суду Колеснік О.В.,консультант суду Шпиль А.В.

Обговоривши номенклатуру справ Жмеринського міськрайонного суду на 2012 рік відзначили що, відповідно до  п.22.1 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої  наказом ДСА України № 68  від 27.06.2006  року зі змінами, номенклатура справ була розроблена і затверджена 7 грудня 2011 року та використовується  службою діловодства.                     

Номенклатура   справ   -   це  систематизований  перелік  найменувань справ,  створюваних у діловодстві суду,  оформлених  у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ. Номенклатура   справ   суду  схвалена експертною   комісією   суду   та   погоджена експертно-перевірною комісією архівного відділу Жмеринської райдерж адміністрації, після чого була затверджена головою суду. За складання номенклатури справ  та  ведення  відповідає служба діловодства суду за участю відповідальної особи за ведення архіву суду. Номенклатура  справ місцевого суду призначена для групування документів у  справи,  їх  систематизації,  обліку,   індексації  та визначення  строків   зберігання  (постійне чи  тимчасове),  а також швидкого пошуку документів за   змістом.  Судові  справи  та    матеріали   не   належать    до Номенклатури справ суду. Усі журнали суду вносяться до номенклатури справ суду. Кожна  справа,  включена  до номенклатури,  повинна мати умовне позначення арабськими цифрами - індекс.  У разі наявності в справі   томів  (частин)  індекс  ставиться  на  кожному  томі  із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо. Номенклатура  справ   суду   складається   у   чотирьох примірниках,   кожен   з  яких  повинен  мати  гриф  погодження  з відповідним державним архівом.

Примірники номенклатури   справ   розподіляються   в   такому порядку:

-        перший (недоторканний)     примірник    номенклатури    справ зберігається в службі діловодства суду;

-        другий використовується службою діловодства як робочий;

-        третій передається до архіву суду для контролю за формуванням справ;

-        четвертий надсилається  до   державної   архівної   установи, архівного   відділу  міської  ради,  у  зоні  обслуговування  яких перебуває суд.

Під  час  складання  номенклатури   справ   суду   слід керуватись  структурою  та  штатним  розписом суду,  номенклатурою справ суду за минулі роки. 

Нарада постановила:

1.      Подану інформацію взяти до відома.

2.      Старшому секретарю суду Смірновій Є.А. слідкувати за правильним веденням номенклатури справ Жмеринського міськрайонного суду на 2012 рік .

 

Слухали: Про документи регламентуючі роботу Жмеринського міськрайонного суду

 З доповіддю  по даному питанню виступив заступник керівника апарату суду Скорковський П.Е.

 В обговоренні питання взяли участь керівник апарату суду Скорковський П.Е., старший секретар суду Смірнова Є.А., помічник судді Жаглюк Я.М., помічник судді Ганиш О.Л.

Обговоривши питання відзначили, що існує ряд основоположних нормативно-правових актів, які регулюють діяльність місцевих загальних судів, які класифікуються наступним чином:

-        Конституція України

-        закони України;

-        укази і розпорядження Президента України;

-        акти Верховної Ради та Ради Міністрів Автономної Республіки Крим;

-        постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України та інших органів державної влади;

-        постанови Пленуму Верховного Суду України;

-        накази Державної судової адміністрації України;

-        рішення Вищої ради юстиції;

-        акти центральних та місцевих органів виконавчої влади;

-        рішення органів місцевого самоврядування;

-        загальновизнані принципи та норми міжнародного права, міжнародні договори.

Особливе місце серед загальних нормативно-правових актів займає Конституція України, яка має вищу юридичну силу, пряму дію та застосовується на всій території держави. Конституцією України суд наділяється значенням основного гаранта, що забезпечує захист прав, свобод і законних інтересів людини та громадянина. Саме на суд як на орган судової влади суспільство покладає особливу відповідальність за правильне застосування законів, за утвердження режиму законності в державі. Конституція – найважливіший нормативний акт держави, її основний закон. Такої назви не мають жодні інші нормативно-правові акти. Конституція стоїть на першому місці в законодавстві держави і містить у собі вихідні засади національної системи права. Усі правові акти повинні співвідноситися з Конституцією і не можуть їй суперечити.

Норми Конституції за юридичними характеристиками є також основоположними для всіх державних органів, службових осіб, громадських об’єднань, громадян.

Не менш важливим нормативно-правовим актом, який визначає  правові засади організації судової влади та здійснення правосуддя в Україні з метою захисту прав, свобод та законних   інтересів   людини  і  громадянина,  прав  та  законних інтересів   юридичних   осіб,   інтересів   держави   на   засадах верховенства  права,  визначає систему судів загальної юрисдикції, статус  професійного  судді,  народного  засідателя,   присяжного, систему   та  порядок  здійснення  суддівського  самоврядування  і встановлює систему і  загальний  порядок  забезпечення  діяльності судів та регулює інші питання судоустрою і статусу суддів є Закон України « Про судоустрій та статус суддів».

Законом що регулює діяльність працівників апарату суду-державних службовців є

Закон України «Про державну службу». Цей Закон спрямований на створення сучасної правової бази для побудови в Україні професійної та ефективної державної служби. Законом визначаються положення, спрямовані на підвищення якості послуг, які надають державні службовці, визначає  загальні  засади  діяльності,  а  також  статус державних службовців,  які працюють  в  державних  органах  та  їх апараті.

Корупція в сучасних умовах стала чинником, який становить реальну загрозу національній безпеці і конституційному ладу України, тому Верховною Радою України 07.04.2011 року було прийнято Закон України "Про засади запобігання і протидії корупції" . Метою Закону є визначення загальнодержавного механізму запобігання та протидії корупції, відповідно до міжнародних стандартів, загальносвітової практики. Цей Закон визначає основні засади запобігання і протидії корупції в публічній і приватній сферах суспільних відносин, відшкодування завданої внаслідок вчинення корупційних правопорушень збитків, шкоди, поновлення порушених прав, свобод чи інтересів фізичних осіб, прав чи інтересів юридичних осіб, інтересів держави.

Окрім загальних нормативних актів, місцеві загальні суди в своїй діяльності керуються низкою особливих правових документів, які встановлюють відповідальність за порушення громадських відносин, що виникають в різних сферах життєдіяльності і визначають процесуальний порядок розгляду справ усіх категорій. До таких нормативно-правових актів відносяться: Кримінгальний кодекс України, Цивільний кодекс України, Сімейний кодекс України, Кодекс адміністративного судочинства України, Кодекс України про адміністративні правопорушення, Земельний кодекс України, Кодекс України про надра, Лісовий кодекс України, Кодекс законів про працю України, та інші офіційні документи.

Але головною проблемою у здійсненні судочинства є недосконалість законодавства України. Норми, які регулюють відносини в різних сферах державного управління, потребують систематизації, кодифікації, комплексного врегулювання, визначення загального порядку провадження в справах усіх категорій, що надасть можливість більш ефективно функціонувати органам судової влади, а також оптимізувати регулюючий вплив держави.

 

Нарада постановила:

1.      Подану інформацію взяти до відома.

2.      Консультанту суду Шпиль А.В. постійно здійснювати моніторинг змін в законодавстві України, вносити зміни до контрольних кодексів та інформувати про такі зміни суддів суду і працівників апарату суду.

3.      Працівникам апарату суду постійно ознайомлюватись зі змінами в законодавстві і використовувати їх в своїй роботі.

 

Слухали: Про Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів. 

З доповіддю  по даному питанню виступила керівник апарату Жмеринського міськрайонного суду Насоненко Т.А.

 В обговоренні питання взяли участь старший секретар суду Смірнова Є.А , головний спеціаліст ІТ Антал П.В., секретар суду Мельник О.С., секретар судових засідань Росовська О.Ю,

Обговоривши Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів відзначили що, Перелік включає документи, що утворюються під час документування однотипних управлінських функцій, виконуваних органами державної влади, місцевого самоврядування та іншими установами, організаціями і підприємствами (надалі - організації) в процесі своєї діяльності, а також документацію, що утворюється в результаті виробничої і науково-технічної діяльності установ, організацій і підприємств. Склад  документів  і  строки  їх  зберігання визначено у Переліку  в  результаті  безпосереднього  вивчення  документів  із врахуванням  рекомендацій  фахівців  відповідних галузей народного господарства  і  соціально-культурної  сфери,  положень   відомчих (галузевих) переліків зі строками зберігання,  примірних і типових номенклатур справ, рішень Центральної експертно-перевірної комісії Державного  комітету  архівів  України  про  встановлення  або  зміну  строків   зберігання окремих видів документів.  Перелік  є  основним нормативним актом,  призначеним для використання всіма організаціями під час відбору на  зберігання  і для  знищення  типових  документів,  тобто  загальних для всіх або більшості організацій. Для полегшення   роботи   з   визначення  строків  зберігання документів до  Переліку  включено  також  окремі  види  документів. Перелік  побудовано  за  функціональним  принципом,  він включає розділи,  які  відображають  основні  напрямки  діяльності організацій. Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня  року,  який  іде  за  роком  завершення  їх   діловодством. Строки   зберігання   документів,   визначені  в  Переліку,  є мінімальними,  їх не можна скорочувати. Примітки, що застосовуються в Переліку, коментують і уточнюють строки зберігання документів. Для зручності користування Переліком до нього складено покажчик, у якому в алфавітному порядку перелічено види документів та їх зміст з посиланнями на номери відповідних статей Переліку.

 

Нарада постановила:

1.      Подану інформацію взяти до відома.

2.      Консультанту суду Шпиль А.В. ознайомитись з розділом 5 та розділом 6 Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

3.      Старшому секретарю суду Смірновій Є.А. ознайомитись з п.1139,1134 розділу 11 Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

4.      Секретарям суду ознайомитись з Переліком судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання.

 

Слухали: Про звіти за 2011 рік їх основні помилки.

 З доповіддю  по даному питанню виступила керівник апарату Жмеринського міськрайонного суду Насоненко Т.А.

 В обговоренні питання взяли участь старший секретар суду Смірнова Є.А , головний спеціаліст ІТ Антал П.В., секретар суду Мельник О.С., секретар суду Колеснік О.В., секретар суду Піскун Т.С.

             Обговоривши звітність за 2011 рік відзначили, що при складанні звітів про роботу суду за 2011 рік допущено ряд помилок, які були виявлені керівником апарату суду та секретарями суду під час перевірки звітів. Пізніше, коли звіти будуть здані до ТУ ДСА України в Вінницькій області їх перевірять ще раз, для здачі до ДСА України, і можливо буде відомо про ще якісь помилки. Типовими помилками у звітах, що були допущені відповідними працівниками Жмеринського міськрайонного суду є те, що не ведеться первинний облік, а саме не об’єктивно заповнюються обліково-статистичні картки по усім категоріям справ. Так, при надходжені матеріалів (заяв, позовних скарг) в розділі реєстрація в ОСК канцелярією суду не завжди правильно проставляється  категорія та номер рядка. При цьому суддями не пере провіряються виставлені номера та категорії рядка, а помічники суддів взагалі не приділяють цьому належної уваги. Канцелярією суду часто вносяться з помилками  прізвища, імена по батькові учасників процесу, не вносяться дані про ціну позову у тих справах в яких вона повинна бути відображена та вартісні показники, не проставляється спеціалізація і коефіцієнт складності справи.

Помічники суддів не оперативно та не своєчасно вносять дані в ОСК в розділи про результати розгляду заяви по призначенню її до попереднього розгляду, про результати попереднього і судового розгляду справи. Якщо суддею ухвалою суду позов залишено без руху та надано термін для усунення недоліків, то відповідно в п .п. 6.1.1. та 6.1.2. (ЦПК) та п.п. 8.2., 8.4. (КАС) має бути вказана дата. У разі відмови у відкритті провадження у справі аналогічно має бути заповнений п. 6.3. (ЦПК) та п.8.1 (КАС).

Розділ. Судовий розгляд може бути заповнений, якщо суддею вирішено питання про відкриття провадження у справі. В судовому розгляду об’язково вносити всі дати призначення до судового розгляду.

У змісті судового рішення, часто заповнюється тільки резолютивна частина судового рішення .

Також секретарем суду допускалися помилки щодо заповнення карток обліку сум шкоди завданої злочином.

 

Нарада постановила:

1.      Подану інформацію взяти до відома.

2.      Помічникам суддів регулярно вносити дані по руху справи.

3.      Секретарям суду не приймати справи до канцелярії суду , якщо ОСК не будуть заповнені належним чином.

4.      Контроль за виконанням постанови покласти керівника апарату Жмеринського міськрайонного суду Насоненко Т.А.

 

Слухали: Про поняття інформаційних технологій.

 З доповіддю  по даному питанню виступив керівник головний спеціаліст з ІТ Антал П.В.

 В обговоренні питання взяли участь керівник апарату суду Насоненко Т.А.. заступник керівника апарату суду Скорковський П.Е., помічник судді Смірнов С.М.

             Обговоривши поняття інформаційних технологій відзначили що,  інформаційна технологія —системно організована для розв’язання задач управління сукупність методів і засобів реалізації операцій збору, реєстрації, передачі, нагромадження, пошуку, оброблення і захисту інформації на основі застосування програмного забезпечення, засобів обчислювальної техніки та зв’язку, а також засобів, за допомогою яких інформація пропонується клієнтам.

Сучасна інформаційна технологія орієнтована на застосування найширшого спектру технічних засобів електронно-обчислювальних машин і засобів комунікацій. На її основі створено та створюються обчислювальні системи й мережі різних конфігурацій не тільки для нагромадження, зберігання, перероблення інформації, але й максимального зближення термінальних улаштувань до робочого місця спеціаліста та для підтримки прийняття рішення керівника.

Основу нової інформаційної технології складають розподілена обчислювальна техніка, «дружнє» програмне забезпечення та сучасні засоби комунікації.

Здійснення судами загальної юрисдикції функцій, покладених на них законодавством України, неможливе без відповідного організаційного забезпечення. На сучасному етапі реформування судової системи України все більше уваги приділяється модернізації інформаційно-технічного забезпечення судів, оскільки інформаційні технології відкривають набагато ширші можливості для вдосконалення діяльності судових органів, ефективного  здійснення правосуддя.

Слід зазначити, що інформаційні-технічне забезпечення судової системи є одним із пріоритетних напрямків діяльності Державної судової адміністрації України. Зокрема, важливим завданням є комп’ютеризованих робочих місць. Адже наявність у судах локальних комп’ютерних мереж відкриває доступ суддів і працівників апаратів судів до електронних юридичних баз даних, інформаційних ресурсів мережі Інтернет, робить можливим впровадження в судах автоматизованих систем електронного документообігу, підсистем ведення інформації по судовій справі « Судова статистика».

Застосування сучасних інформаційних технологій є важливим принципом в організації роботи будь-якого суду. Достатня забезпеченість судів комп’ютерною технікою, а також автоматизоване судове діловодство дозволяють скоротити строки розгляду справ, що, в свою чергу, зменшує навантаження на суддів і підвищує якість розгляду судових справ. Крім того наявність комп’ютерів на робочому місці судді надає можливість користуватись пошуковими інформаційно-довідковими системами законодавства України.

 

Нарада постановила:

1.      Подану інформацію взяти до відома.

2.      Працівникам апарату суду постійно вдосконалювати навики роботи з комп’ютерною та організаційною технікою.

3.      Працівникам апарату суду належним чином та за призначенням  використовувати оргтехніку суду.

4.      Контроль за виконанням постанови покласти керівника апарату Жмеринського міськрайонного суду Насоненко Т.А.

 

Слухали : Про вивчення інструкції користувача КП ДЗС.

 З доповіддю  по даному питанню виступив керівник головний спеціаліст з ІТ Антал П.В.

 В обговоренні питання взяли участь керівник апарату суду Насоненко Т.А.. заступник керівника апарату суду Скорковський П.Е., помічники суддів Жаглюк Я.М, Ганиш О.Л., Попеско Л.М., секретарі судових засідань Росовська О.Ю., Буга Р.М.

Обговоривши подану інформацію, нарада відмічає, що комп’ютерна програма «Документообіг загальних судів» (далі КП «ДЗС») універсальна комп’ютерна програма, яка призначена для використання службами діловодства в єдиній комп’ютерній мережі судів України.

Комп’ютерна програма «Документообіг загальних судів» призначена для:

-        забезпечення автоматизації процесів проходження процесуальних документів, загального діловодства;

-        здійснення процесуального контролю та контролю виконання документів;

-        відстеження порядку проходження справ та документів;

-        формування звітності суду про стан здійснення правосуддя;

-        передачі справ (документів) до електронного архіву;

-        значного підвищення ефективності виконання судами своїх функцій, оскільки в декілька разів скорочується час, який працівники апарату суду витрачають на обробку справи (її реєстрацію, пошук, виготовлення процесуальних документів тощо) без втрати ефективності проведених дій.

-        відсутності вручну розмножувати документи;

-        відстеження переміщення паперових документів всередині організації істотним образом, що знижує трудовитрати працівників суду.

-        автоматичного контролю виконання робіт з документообігу, що кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

-        значного зменшення обігу документів у паперовому варіанті;

-        організації доступу громадян до необхідної інформації, що робить суд більш відкритим та доступним для громадян.

-        автоматичного розподілу справ між суддями та функції автоматичного направлення судових рішень до Єдиного Державного Реєстру Судових Рішень України, наявність яких сприятиме підвищенню прозорості діяльності судової системи.

При роботі в системі користувачу доступні:

-        реєстри справ, які є таблицею з реквізитами всіх зареєстрованих в КП «ДЗС» справ;

-        реєстри документів, які є таблицею з реквізитами всіх зареєстрованих в КП «ДЗС» документів. Кожен документ може або відноситися до якої-небудь справи, або бути не у справі;

-        реєстр статкарток, який є таблицею з реквізитами статкарток, кожна з яких відноситься до конкретної справи з реєстру справ;

-        а також необхідні довідники, засоби узагальнення, пошуку і виведення інформації, та допоміжні засоби, такі як «поштовий реєстр».

У будь-якому з реєстрів користувач може відібрати необхідні записи за допомогою фільтрів і роздрукувати їх реквізити. Для будь-якого запису реєстру користувач може проглянути відповідні записи інших реєстрів - наприклад, для документа, якщо він у справі, можна побачити статистичну картку. Таким чином, КП «ДЗС» надає всі засоби для реєстрації і узагальнення даних.

Корінною відмінністю КП «ДЗС» від інших подібних систем є можливість виготовляти і зберігати в базі даних готові до друку документи. Вони пов'язані з реквізитами реєстрів, причому створюються і редагуються прямо в інтегрованому в систему редакторі.

Основна концепція застосування КП «ДЗС» базується на принципі підтвердження документом будь-якої дії в суді. Набір типів таких документів є обмежений і достатньо невеликий, що дозволяє його систематизувати, формалізувати і використовувати додавання документів певного типу до справи для зміни характеристик цієї справи. Таким чином, все паперове діловодство суду можна промоделювати в системі як процес додавання документів до відповідних справ і так само додавання документів, що не відносяться до справи, в реєстр документів.

З урахуванням того, що вбудований редактор дозволяє пов'язувати поля введення документів із полями бази даних, документи потрібно використовувати для введення даних в базу.

Користувачі (судді, їх помічники та інші) в процесі своєї повсякденної роботи виготовляють і роздруковують документи потрібних їм типів, при цьому йде автоматичне поповнення бази даних потрібними реквізитами справ та документів. Відділ статистики може у будь-який момент побудувати необхідні вибірки за станом справ в суді, і в кінці звітного періоду звіт. Причому при правильному налагодженні КП «ДЗС» та правильній організації роботи практично не вимагається додаткового введення даних операторами до системи. Даний підхід дозволяє після впровадження просто і органічно влити КП «ДЗС» в паперове діловодство суду без властивого іншим системам подвійного введення даних - в систему, і в документ, виготовлений в іншому редакторі.

Найбільш важливим завданням КП є забезпечення контролю виконання документів.

Контроль виконання включає постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, облік і узагальнення результатів контролю виконання. Контроль здійснюють керівники, служба забезпечення документообігу й відповідальні виконавці. Службою контролю здійснюються наступні операції: формування картотеки контрольованих документів, напрямок картки контрольованого документа в підрозділ-виконавець, одержання інформації про хід і результатах виконання, зняття документів з контролю за вказівкою керівників, формування картотеки виконаних документів. У традиційній технології виконання цих завдань вимагає більших трудовитрат на ведення докладних журналів і картотек у кожному підрозділі, оперативна відомість відповідної інформації. Система керування електронними документами дозволяє організувати електронний документообіг по встановленим у системі діловодства правилам. Тобто електронний документообіг - це не просто пересилання файлів с комп'ютера на комп'ютер, а поетапний, регламентований рух документів на підприємстві.

 

Нарада постановила:

1.      Подану інформацію взяти до відома.

2.      Працівникам апарату суду постійно вдосконалювати навики з роботи в КП «ДЗС».

3.      Головному спеціалісту з ІТ Анталу П.В. при необхідності надавати практичну допомогу працівникам апарату суду.

  1. Контроль за виконанням постанови покласти на керівника апарату Жмеринського міськрайонного суду Насоненко Т.А .

 

Слухали : Про суттєві недоліки в роботі КП «ДЗС».

 З доповіддю  по даному питанню виступив керівник головний спеціаліст з ІТ Антал П.В.

 В обговоренні питання взяли участь керівник апарату суду Насоненко Т.А.. заступник керівника апарату суду Скорковський П.Е., помічники суддів Жаглюк Я.М, Ганиш О.Л., Попеско Л.М.

Недоліки в роботі КП «ДЗС», що суттєво впливають на стан роботи відповідальних осіб в частині ведення загальної. Головними із них є :

не працює електронний алфавітний покажчик усіх категорій справ;

-        програмою не передбачено друк журналу вихідної кореспонденції;

-        в обліково-інформаційній картці на адміністративну справу відсутній облік розгляду справи в скороченому провадженні, який має власні особливості та відмінності від загального обліку; наявна форма не визначає можливості внесення дати постановлення судового рішення про залишення позову без розгляду на стадії попереднього розгляду у відповідному розділі обліково-інформаційної картки;

-        в обліково-інформаційній картці на цивільну  справу відсутній облік кінцевого результату розгляду справи в попередньому судовому засіданні і немає впевненості, що ці обставини не вплинуть в подальшому на процес складання піврічного та річного статистичних звітів;

-        програмою не враховано налаштування та виконання автоматизованого розподілу справ у кримінальних справах у випадках, коли суддя немає права розглядати справи, так як під час досудового слідства він приймав рішення щодо проведення обшуку, виїмки, огляду, обрання, зміни чи скасування запобіжних заходів, продовження строків тримання під вартою, або розглядав скарги на затримання чи на  постанови про відмову в порушенні кримінальної справи. У разі розподілу йому  кримінальної справи з вказаних підстав суддя повинен заявити собі самовідвід, призначивши судове засідання. У даній ситуації це впливає на строки розгляду справи, тяганини, невиправданий виклик учасників процесу та конвойною службою підсудного до судової зали.

 

Нарада постановила:

1.      Подану інформацію взяти до відома.

2.      Секретарям суду зосередити увагу на первинній реєстрації та обліку справ та матеріалів, які надішли до суду, на якісному та вчасному складанні обліково-статистичних карток;

3.      Старшому секретареві суду щоквартально здійснювати перевірку щодо відповідності даних обліково-статистичних карток матеріалам справи;

4.      Працівникам апарату суду постійно працювати над підвищенням рівня самоосвіти.

5.      Контроль за виконанням постанови покласти керівника апарату Жмеринського міськрайонного суду Насоненко Т.А.

 

Слухали: Порядок реєстрації  вхідної кореспонденції справ та матеріалів та етапи її руху в  КП «ДЗС».

 З доповіддю  по даному питанню  виступила старший секретар суду Смірнова Є.А.

 Старший секретар суду Смірнова Є.А. довела до відома  працівників Жмеринського міськрайонного суду про реєстрацію вхідної кореспонденції справ та матеріалів та етапи її руху в          КП «ДЗС». Відповідно до ст..149 Закону України « Про судоустрій і статус суддів» канцелярією суду протягом робочого  забезпечується прийняття та реєстрація документів, що подаються до суду. Після реєстрації заяви загальною канцелярією обліково-інформаційна картка реєструється одразу в реєстрі справ (крім «Картки обліку сум шкоди, завданої злочином» для кримінальної справи).

Після реєстрації заяви загальною канцелярією вона стає доступною у відповідному підрозділі суду, який займається справами, що вказані в реєстраційному типі документу категорії.

Весь вхідний потік кореспонденції суду (в тому числі і заяви) проходить через вхідну канцелярію або відділ прийому.

Загальна канцелярія суду вирішує такі задачі:

-        реєстрація вхідної кореспонденції;

-        реєстрація справ, що надійшли (експедиція);

-        реєстрація вихідної кореспонденції;

-        реєстрація справ, що відправляються;

-        реєстрація завдань від керівництва підлеглим та контроль їх виконання;

-        підготовка документів до поштової відправки (друк конвертів, формування поштових реєстрів);

-        видача оперативних довідок (в т.ч. по телефону) щодо зареєстрованих канцелярією документів;

-        друк регламентованих журналів та звітів.

Загальна канцелярія повинна зареєструвати всі вхідні документи з наданням вхідних реквізитів Для кожного зареєстрованого документа можна вказувати коли і кому його було передано та заводити контрольні картки із завданнями, пов'язаними з цим вхідним документом. Історія передач документу працівникам та списки контрольних завдань по документу розташовані під реєстром документів/справ.

Аналогічно переміщенню документа, є можливість додавати контрольні картки, які зв'язані з дорученнями по зареєстрованим у системі документам

Канцелярії суду по справах вирішують такі задачі:

-        заведення нових статкарток з позовних заяв, що надійшли;

-        заведення нових статкарток щодо справ, що надійшли (апеляція тощо);

-        фіксація в статкартках змін щодо проходження справ;

-        реєстрація завдань процесуального контролю суддям та їхнім підлеглим, контроль виконання завдань;

-        видача оперативних довідок (в т.ч. по телефону) щодо зареєстрованих справ та документів по справах своєї канцелярії;

-        друк регламентованих журналів та звітів.

Зареєстрований документ зявляється у вхідних документах відповідної канцелярії.

В кінці робочого дня роздруковується журнал вхідної кореспонденції в якому при передачі документів ставиться підпис відповідальної особи.

 

Нарада постановила:

1.      Подану інформацію взяти до відома.

2.      Діловодам суду перевіряти підписи в журналі вхідної кореспонденції відповідальних осіб при передачі документів.

3.      Старшому секретарю суду Смірновій Є.А. контролювати правильність реєстрації вхідної документації діловодами суду.

  1. Контроль за виконанням постанови покласти на керівника апарату Жмеринського міськрайонного суду Насоненко Т.А.

 

Слухали: Порядок реєстрації  вихідної кореспонденції справ та матеріалів; етапи її руху в КП «ДЗС».

 З доповіддю  по даному питанню  виступила старший секретар суду Смірнова Є.А.

 Старший секретар суду Смірнова Є.А. довела до відома  працівників Жмеринського міськрайонного суду про порядок реєстрації  вихідної кореспонденції справ та матеріалів; етапи її руху в КП «ДЗС». Будь-який вихідний документ, створений по справі, відображається в реєстрі вихідної кореспонденції. В нижній частині реєстру вихідних справ можна вести інформацію про переміщення документу та заводити контрольні картки по ньому (аналогічно діям для вхідної кореспонденції). Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином: у листуванні щодо судових справ  вихідний номер складається з  номера провадження у справі із зазначенням через дріб номера за порядком і  через дріб -  поточного року;у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року.

            На сьогоднішній день журнал реєстрації вихідної документації не роздруковується в зв’язку з помилкою в системі, вихідна документація передається на відправку до експедиції.

 

Нарада постановила:

1.      Подану інформацію взяти до відома.

2.      У зв’язку з великим надходженням справ по соціальним виплатам усім працівникам апарату суду при можливості надавати практичну допомогу судовому розпоряднику Скрипаловській Я.П., яка відправляє вихідну кореспонденцію.

3.      Головному спеціалісту з ІТ Анталу П.В. налаштувати систему для роздрукування журналу вихідної документації.

  1. Контроль за виконанням постанови покласти на керівника апарату Жмеринського міськрайонного суду .

 

КЕРІВНИК АПАРАТУ ЖМЕРИНСЬКОГО

МІСЬКРАЙОННОГО СУДУ                                                                                                                     Т.А.НАСОНЕНКО

       

Секретар                                                                                                                                                                А.В.Шпиль