Жмеринський міськрайонний суд Вінницької області

14 травня 2013, 13:24

А Н А Л І З

стану роботи канцелярій судув частині ведення діловодства та заповнення обліково-статистичних карток в автоматизованій системі документообігу суду у цивільних, адміністративних, кримінальних справах, справах про адміністративні правопорушення, інших за І квартал 2013 року.

Згідно плану роботи Жмеринського міськрайонного суду Вінницької області на перше півріччя 2013 року мною, старшим секретарем суду Смірновою Є.А. проведено даний аналіз.

При вивченні стану роботи відповідальних осіб приділялась увага веденню діловодства, питанням реєстрації справ і матеріалів, реєстрації ОСК усіх категорій справ.

Реєстрація справ та матеріалів, що надходять до суду, здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді від 27.06.2006 р. зі змінами та доповненнями.

Відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» від 07.07.2010 року в Україні з 1 січня 2011 року введено в дію «Автоматизовану систему документообігу» (КП «ДЗС»). З 27 лютого 2012 року на зміну КП «ДЗС» введено в дію «Документообіг-3» (КП «Д-3»).

Реєстрація судових справ та матеріалів у суді з 01.01.2011 року здійснюється автоматично у КП «ДЗС», з 27.02.2012року у КП «Д-3» усі справи та матеріали, що надходять до суду реєструються у журналі реєстрації вхідної кореспонденції, який роздруковується щодня, на ОСК та у відповідних реєстраційних книгах, журналах та алфавітних покажчиках.

Канцелярією суду вся вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймаються, опрацьовуються і реєструються в автоматизованій системі в день її надходження, За 1-й квартал 2013 року до суду надійшло та зареєстровано 2938 вхідних матеріалів. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний документ у автоматизованій системі строюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

Усі справи та матеріали, що надійшли до суду та підлягали розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, не пізніше наступного робочого дня передавалися для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках. Далі на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації здійснюється автоматичний розподіл судових справ. Автоматичний розподіл судових справ здійснюється в суді протягом робочого дня після реєстрації відповідних документів, крім випадків, передбачених законодавством. Після автоматичного розподілу судових справ автоматизованою системою, працівник канцелярії суду на якого покладено обов’язок передачі судової справи, передає судову справу визначеному автоматизованою системою головуючому судді, судді-доповідачу. Вся подальша інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи помічником судді або секретарем судових засідань.

Контрольні журнали з 01.01.2013 р. ведуться у паперовому виді, передача справ суддям здійснюється під розпис в журналі, подальші записи, а це дата розгляду справи, наслідки розгляду справи, дата та підпис працівника суду про отримання справи вносяться вручну, поділу журналу за формами судочинства немає.

Відповідно до функціональних обов'язків автоматичний розподіл судових справ та ведення первинного обліку справ в ОСК здійснюють секретарі суду відповідно до категорій: кримінальні провадження - Мельник О.С, цивільні та адміністративні справи – Рафа О.М., справи про адміністративні правопорушення - Колеснік О.В.

Секретар суду по кримінальних справах Мельник О.С. веде облік по кримінальним провадженнях, скаргах приватного обвинувачення, матеріалах щодо застосування примусових заходів медичного та виховного характеру; по справах з постановою прокурора, слідчого за згодою прокурора щодо вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності або для вирішення питання щодо невстановлених осіб, про закриття провадження у справі у зв'язку із закінченням строків давності; по клопотаннях за поданням слідчих органів та скаргах на їх дії та рішення; по справах щодо розгляду питань в порядку виконання вироку; по справах щодо неповнолітнього, до якого застосовано примусові заходи виховного характеру; по справах про направлення на примусове лікування до спеціалізованого лікувального закладу особи, яка зловживає спиртними напоями або наркотичними засобами.

Секретар суду по цивільних справах Рафа О.М. веде облік по справах позовного провадження, адміністративного провадження, окремого провадження, наказного провадження, по заявах про відновлення втраченого судового провадження, забезпечення позову, доказів у цивільних справах до подання позовної заяви, по заявах про перегляд заочного рішення, про скасування судового наказу, по скаргах на дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби, що розглядаються в порядку цивільного судочинства, по клопотаннях, заявах, поданнях питань у порядку виконання судових рішень у цивільних справах, по клопотаннях, заявах, поданнях у порядку виконання судових рішень у адміністративних справах, по заявах про перегляд у зв'язку з нововиявленними обставинами, рішення, що набрали законної сили у цивільних справах та адміністративних справах.

Секретар суду по справах про адміністративні правопорушення Колеснік О.В. веде облік відповідної категорії справ та поданнях в порядку виконання справ про адміністративні правопорушення.

Даний облік знаходить своє відображення у електронних обліково - статистичних картках та алфавітних покажчиках. Проте, у зв'язку із складнощами при складанні попередніх звітів, коли відповідальним особам за складання звітів прийшлось рахувати у «напівавтоматичному» режимі, при цьому КП «Д-3» була задіяна більш як джерело даних, ніж програма для розрахунку судової статистики, секретарями суду Мельник О.С, Рафа О.М. та Колеснік О.В. поряд з електронними носіями ведеться паперовий варіант обліково-статистичних карток.

Працівники суду чітко дотримуються вимог Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, всі пункти і графи обліково-статистичних карток в КП «Д-3» заповнюються відповідно до руху справи. Не приймаються до канцелярії суду справи у яких не заповнено рух по справі в ОСК або ж не направлено судове рішення до ЄДРСР. Грубих помилок і порушень при реєстрації ОСК не допускають. Однак, деякі помилки все ж таки мають місце, це внесення в ОСК судових витрат.

Найтиповішими недоліками при веденні первинного обліку є неповнота або неправильність, перекручування внесення відомостей до обліково-статистичних карток по відношенню до матеріалів справи ( судового рішення). Так до обліково-статистичних карток не завжди своєчасно вносились відомості про сплату судового збору, відповідно до ухвали судді про залишення позову без руху та надання терміну на усунення недоліків.

Зазначені недоліки виявлені при складанні звіту Ф-10 « Звіт про справляння, звільнення від сплати та повернення судового збору в місцевих судах за 1-й квартал 2013 року»

Неналежне ведення первинного обліку секретарями канцелярії судів в частині заповнення обліково-статистичних карток веде до подачі в подальшому недостовірної інформації, яка потребує підтвердження або спростування під час подання звітів.

Всі звіти розраховуються на підставі документів первинного обліку, тому секретарями канцелярії постійно звертається особлива увага на їх якість.

У першому кварталі 2013 року до Жмеринського міськрайонного суду надійшло та зареєстровано справ та виставлено ОСК у кількості 1326 з них:

кримінальних проваджень - 167 ( в т.ч. перереєстрованих - 26 справ, які складають залишок нерозглянутих справ станом на 01.01.2013року);

цивільних справ - 611 ( в т.ч. перереєстрованих - 142 справ, які складають залишок нерозглянутих справ станом на 01.01.2013року);

адміністративних справ - 22 ( в т.ч. перереєстрованих - 10 справ, які складають залишок нерозглянутих справ станом на 01.01.2013року);

справ про адміністративні правопорушення - 488 ( в т.ч. перереєстрованих – 2 справи, які складають залишок нерозглянутих справ станом на 01.01.2013року);

інші матеріали - 38

Основними завданнями обліково-статистичної роботи є забезпечення достовірності, об'єктивності, оперативності та цілісності інформації про роботу судів з основної діяльності.

Згідно проведеного аналізу можна стверджувати, що робота секретарів канцелярії суду: Мельник О.С., Рафа О.М., Колесник О.В. в частині ведення та заповнення обліково-статистичних карток в КП «Д-3» ведеться на належному рівні та відповідно до законодавства й посадової інструкції. Усі картки знаходяться на відповідному обліку та на постійному контролі у секретаря суду.

Незважаючи на постійні оновлення КП «Д-3», внесення змін до інструкцій секретарі повністю справляються зі своєю роботою; зміни вивчають, оновлення комп’ютерної програми опрацьовують та засвоюють вчасно і правильно.

Вважаю за необхідне даний аналіз обговорити на оперативній нараді працівників суду.

СТАРШИЙ СЕКРЕТАР

ЖМЕРИНСЬКОГО

МІСЬКРАЙОННОГО СУДУ Є.А. СМІРНОВА