ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом голови  Жмеринського міськрайонного суду

Вінницької області від 11.06.2019 №  38 о/д

 

 

 

 

 

План

забезпечення  безперервної діяльності

Жмеринського міськрайонного суду

Вінницької області

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

 

План забезпечення безперервної діяльності Жмеринського міськрайонного суду Вінницької області (далі – суд) – це процес планування дій на випадок надзвичайної ситуації, який надає можливість продовжувати виконання своїх основних функцій у випадку порушення звичайного режиму роботи суду.

Кожен працівник суду повинен бути готовим до дій у випадку виникнення надзвичайної ситуації під час перебування на роботі. Важливим аспектом цієї відповідальності є розуміння того, які саме дії мають відбуватись під час порушення звичайного режиму роботи суду.

Цей План складається з плану забезпечення безперервної діяльності у випадку виникнення будь-яких небезпечних ситуацій, як типовий документ, який може бути адаптований до різних видів порушення звичайного режиму роботи, а також плану щодо забезпечення безперервної діяльності у випадку епідемії.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

Розділ 1. Загальні положення із забезпечення готовності до надзвичайних ситуацій

 

Кожен працівник суду повинен бути готовим до дій у випадку виникнення надзвичайної ситуації. 

Для забезпечення такої готовності у приміщенні суду необхідно проаналізувати наступні аспекти і забезпечити наявність відповідних регламентів і планів.

 

Пожежа/інструкції щодо евакуації

   

За допомогою працівників Державної служби з надзвичайних ситуацій необхідно розробити План дій з евакуації під час пожежі. Основні вимоги до такого плану:

• Призначення відповідального за пожежну безпеку (виконуючого обов‘язки у разі його відсутності) і відповідальних за безпеку на кожному поверсі або у кожній із будівель установи (у разі необхідності).
• Розробка локальних нормативних документів з визначенням функцій і обов’язків відповідального за пожежну безпеку.
• Розробка та розміщення на видимих місцях поверхових планів, схем евакуації людей на випадок пожежі (із відображенням інформації про місця зберігання вогнегасників, пожежних щитів та іншого протипожежного обладнання).
• Визначення місця, розташованого на безпечній відстані від будівлі/приміщення установи, для збору та ідентифікації усіх евакуйованих осіб.
• Розроблення переліку контактних осіб на випадок надзвичайної ситуації.

 

         Надання першої допомоги

 

• Навчання в установленому порядку відповідальних працівників суду з надання першої допомоги особам від нещасних випадків.
• Забезпечення наявності у приміщенні установи необхідної кількості комплектів засобів для надання першої медичної допомоги, їх повну укомплектованість та поінформованість працівників про місця їх зберігання.

 

Комплекти необхідних речей, що підлягають вивезенню

 

Необхідно передбачити портативне сховище для зберігання важливих документів і матеріалів, необхідних для функціонування суду у резервному приміщенні. У цьому сховищі необхідно зберігати наступні матеріали:

• Резервна копія бази даних Документообігу суду
• Комплект техніки (Ноутбук, портативний технічний засіб фіксування судового процесу, принтер, USB – накопичувач)
• Чисті компакт-диски
• Канцелярське приладдя (офісний папір, ручки, конверти, тощо), марки та конверти
• Подовжувальні кабелі, мережеві фільтри
• Пакувальні мішки для речових доказів для суддів, що розглядають кримінальні провадження
• Символи судової влади (герб, прапор, мантії, нагрудні знаки судді)

 

РОЗДІЛ 2. Мета, припущення і процес реалізації плану забезпечення безперервної діяльності суду у випадку виникнення надзвичайних ситуацій

 

План забезпечення безперервної діяльності у випадку будь-яких надзвичайних ситуацій – це не документ, який передбачає реагування на якийсь конкретний вид порушення звичайного режиму роботи. Він визначає гнучку і придатну для адаптації основу для забезпечення ефективного реагування на широке коло різних видів порушень. У цьому плані основна увага приділяється не причині порушення звичайного режиму роботи, а заходам, яких треба вжити для того, щоб продовжувати роботу суду і в умовах порушення звичайного режиму роботи.

 

 

 

 

Цей план має наступні цілі:

 

• Продовжити виконання важливих функцій судочинства
• Звести до мінімуму ризики для здоров’я і безпеки громадян, працівників і суддів
• Зменшити або звести до мінімуму масштаби пошкодження або втрати майна
• Захистити основні об’єкти, обладнання, документи і інші активи
• Відновити звичайний режим роботи суду

 

Цей план базується на наступних припущеннях:

 

• Працівники суду відповідають за власну готовність до дій у випадку надзвичайної ситуації
• Порушення звичайного режиму роботи суду може трапитись у будь-який час і без попередження
• Деякі функції суду будуть менш пріоритетними, і їх виконання буде відкладено на пізніший час
• Інформаційні і телекомунікаційні системи можуть припинити свою роботу, тому необхідно мати плани щодо їх негайної заміни
• Можуть існувати ризики для здоров’я і безпеки працівників
• Робоча інфраструктура, включаючи системи електропостачання, водопостачання і водовідведення, може бути пошкоджена і серйозно порушена
• Цей план передбачає достатні дії навіть на випадок найбільш екстремальної надзвичайної ситуації.

Цей план призначений для застосування у суді.

План стосується всіх людей, які працюють або перебувають у цьому приміщенні.

Під час надзвичайної ситуації у  суді може не бути достатніх ресурсів для продовження роботи у звичайному режимі. У такій ситуації у суді буде потрібно обмежити діяльність тими функціями, які вважаються основними з точки зору забезпечення їх виконання.

Зразок оформлення переліку справ суду, які підлягають першочерговому розгляду,  міститься у Додатку 1.

Інструкції щодо надання послуг в умовах зміненого режиму роботи   наведені у Додатку 2.

Процедури, передбачені цим планом, спрямовані на забезпечення його належної реалізації і зменшення впливу стресових подій, які можуть перешкоджати роботі і прийняттю критично важливих рішень. Ці процедури визначають, хто несе відповідальність за конкретні рішення і дії у різні моменти процесу реалізації плану. Необхідно якомога ретельніше дотримуватись визначеного процесу реалізації, але зміни у ситуації можуть обумовити потребу у скороченні або якійсь іншій адаптації окремих процедур.

 

Реалізація плану забезпечення безперервної діяльності суду у випадку виникнення надзвичайних ситуацій  складається з наступних етапів:

 

Етап I:  Введення плану в дію

Етап II: Оголошення тривоги і оповіщення

Етап III: Зміни у роботі під час надзвичайної ситуації

Етап IV: Відновлення звичайного режиму роботи

 

Етап I: Введення плану в дію

 

У цьому розділі визначаються особи, які відповідають за прийняття рішень у суді, а також види даних і критерії, які будуть використовуватись для приведення плану забезпечення безперервної діяльності суду в дію.

 

Особами, які відповідають за прийняття рішень у суді, є:

 

• Голова суду або особа, що виконує його обов’язки
• Керівник апарату суду або особа, що виконує його обов’язки
• Заступник керівника апарату або особа, що виконує його обов’язки

Додаток 3 містить зразок форми заповнення контактних даних осіб, відповідальних за прийняття рішень.

Особи, що відповідають за прийняття рішень, повинні здійснити оцінку впливу надзвичайної події і факторів ризику, використовуючи для цього Анкету з оцінювання, що міститься у Додатку 4. Вони мають визначити можливість  продовження звичайного режиму роботи або необхідність скорочення роботи чи закриття будівлі суду.

Якщо результати оцінки свідчать про те, що нормальний режим роботи може бути відновлений протягом однієї години, тоді суд продовжує свою роботу. Керівник апарату суду або особа, що виконує його обов’язки, повинен якнайшвидше поінформувати ДСА України та відповідні служби (Державна служба  з надзвичайних ситуацій (ДСНС), поліцію, медичні заклади  та інші) про надзвичайну подію.

Якщо результати оцінки показують, що для відновлення роботи буде потрібно більше однієї години, або що для цього буде потрібно закрити будівлю суду, необхідно негайно поінформувати ДСА України та відповідні служби про характер надзвичайної події.

 

Цей план передбачає наступні 4 рівня небезпеки:

 

Рівень небезпеки 1       Скорочений режим роботи суду

Рівень небезпеки 2       Затримка з відкриттям і початком роботи суду

Рівень небезпеки 3       Закриття будівлі суду

Рівень небезпеки 4       Переїзд у резервне робоче приміщення

Критерії для оголошення тривоги:

• Характер надзвичайної події
• Наявність ризику для життя і безпеки працівників і громадян
• Наявність ресурсів для продовження роботи на необхідному мінімальному рівні
• Наявні варіанти продовження роботи
• Резервне робоче приміщення

 

Етап II: Оголошення тривоги і оповіщення

 

Необхідно якомога швидше і точніше поінформувати працівників і осіб, які перебувають в суді, про ситуацію у приміщенні суду шляхом розповсюдження повідомлення наступного змісту:

• Стислий опис надзвичайної події.
• Повідомлення про рішення привести в дію план.
• Надання працівникам вказівки розпочати реалізацію плану.
• Видання працівникам наказу залишити приміщення або переміститись у інше місце, якщо потрібно.
• Повідомлення працівників про вимоги щодо обміну інформацією і способи отримання ними інформації про ситуацію у суді.

Ефективні комунікації є основоположним елементом координованого реагування. Необхідно забезпечити надання точної, своєчасної і узгодженої інформації широкому колу зацікавлених сторін. Суд повинен мати постійно оновлюваний перелік зацікавлених сторін і контактних номерів, який включено до Додатку 5.

Відповідальна особа, визначена наказом голови суду, відповідає за ведення переліку контактних даних керівного персоналу. Працівники суду повинні інформувати відповідальну особу про будь-які зміни у цих даних.

Конкретний зміст повідомлення залежить від оголошеного рівня небезпеки. Для працівників, зацікавлених сторін і широкої громадськості передбачені різні тексти повідомлень. 

Зразки  повідомлень наведені у Додатку6.

Після оголошення тривоги у суді керівник апарату суду/заступник керівника апарату суду інформує відповідні служби і ЗМІ про поточну ситуацію. Керівник апарату суду/заступник керівника апарату суду відповідають за ведення переліку контактних номерів відповідних служб і  ЗМІ.

У разі оголошення тривоги – в залежності від територіального поширення (загальнодержавний, регіональний, місцевий, об’єктний), інформування відповідних служб і ЗМІ є компетенцією  ДСА України  чи  територіального управління ДСА України в Кіровоградській області.

Веб-сайт суду використовуватиметься в якості засобу комунікації з працівниками і зовнішніми користувачами. Керівник апарату суду/заступник керівника апарату суду повинен рекомендувати працівникам використовувати веб-сайт суду в якості засобу отримання актуальної інформації.

Етап III: Зміни у роботі під час надзвичайної ситуації

 

Рівень небезпеки 1: Скорочений режим роботи суду   Доступ до суду: Будівля суду відкрита для громадян – звичайний графік роботи Послуги: Звичайні умови надання послуг, але тривалість надання певних послуг може бути відкоригована

Рівень небезпеки 2: Затримка з відкриттям і початком роботи   Доступ до суду:Будівля суду відкрита для громадян – змінений графік роботи Послуги:Тільки основні функції

Рівень небезпеки 3: Закриття суду   Доступ до суду:Суд закритий Послуги:Основні функції, але вони надаються судом, з яким існує домовленість про спільне використання приміщення/майна

Рівень небезпеки 4: Переїзд до резервного робочого приміщення   Доступ до суду: Обмежений Послуги:Обмежені виконанням тільки основних функцій Використання факсимільного,телефонного, відеоконференцзв’язку Робота суду з надання послуг обмежується або  скорочується

 

Під час приведення цього плану в дію може використовуватись телекомунікаційне і електронне обладнання, якщо воно є в наявності.

У приміщенні суду повинно бути  портативне комп’ютерне обладнання для проведення виїзних засідань суду. Під час переїзду у резервне робоче приміщення використовується це обладнання. Працівники тих приміщень суду, які не мають портативного комп’ютерного обладнання, повинні звернутись до ДСАУ/ТУ ДСАУ і організувати доставку цього обладнання до резервного робочого приміщення.

 

Етап IV: Відновлення звичайного режиму роботи

 

Керівник апарату суду або особа, яка його заміщує, проведуть повну оцінку наявних ресурсів для відновлення звичайного режиму роботи.

Після проведення оцінки стану надзвичайної ситуації і консультацій з головою суду, інформація  про відновлення роботи суду поширюється серед працівників, зацікавлених сторін і громадськості.

Керівник апарату/заступник керівника апарату, за погодженням з головою суду визначають у робочому порядку перелік невиконаних робіт, і встановлюють пріоритетність їх виконання.

Після відновлення нормального режиму роботи керівник структурного підрозділу суду повинен заповнити Форму для аналізу ситуації після надзвичайної події, яка міститься у Додатку 7, і надати її керівнику апарату суду/заступнику керівника апарату суду для розгляду протягом  5 робочих днів після відновлення роботи.

У разі пошкодження документів суду підчас надзвичайної події відповідальні особи заповнюють Додаток 8.

 

Ведення і оновлення плану

Проведення тестів і тренувальних вправ робить цей план дієвим, актуальним, зрозумілим і придатним для застосування.  Це також забезпечує можливість уточнення і оновлення плану.

Головна мета навчання полягає у забезпеченні підготовки користувачів плану і оцінці його ефективності. Найбільш важливими результатами такого навчання є кращий рівень знання і розуміння цього плану, виявлення прогалин, слабких сторін і можливостей для покращення. Тестування цього плану має проводитись у максимально можливому обсязі – настільки, наскільки це дозволятиме наявний бюджет і час.

Під час робочої наради Керівник апарату/заступник керівника апарату  ознайомлюються з планом, своїми функціями і обов’язками. Крім того, велику увагу приділяється питанням координації і призначенню відповідальних осіб. Участь у такій нараді – це мінімальна вимога щодо навчання. Інші методи навчання – такі як учбово-тренувальні вправи, штабні навчання і повномасштабні навчання – мають застосовуватись з урахування таких факторів як логістика і час.

Ведення переліків контактних даних, що містяться у додатках до цього плану, має забезпечуватись наступним чином:

 

Переліки контактних даних	Відповідальні за ведення
Судді	Спеціаліст суду
Персонал	Спеціаліст суду
Відповідні служби	Керівник апарату суду
ЗМІ	Заступник керівника апарату

 

Щорічний перегляд плану проводитимуть наступні особи:

 

• Голова суду або особа, що виконує його обов’язки
• Керівник апарату суду або особа, що виконує його обов’язки
• Робоча група із забезпечення безперервної роботи суду (у разі створення її за рішенням керівництва суду)

 

 

 

 

ДОДАТКИ

Додаток 1

Зразок оформлення переліку  справ суду, які підлягають першочерговому розгляду

Справи, що підлягають першочерговому розгляду

 

Пріоритетність	Категорія справ	Основний персонал	Засоби телекомунікації / електронне обладнання
1	Клопотання слідчого судді	1 суддя 1-3 працівників суду	Використання факсимільного обладнання, засобів теле/відеоконференцзв’язку
2	Справи, що стосуються виборчого процесу	1 суддя 1-3 працівників суду	Використання факсимільного обладнання, засобів теле/відеоконференцзв’язку
3	Забезпечення позову	1 суддя 1-3 працівників суду	Використання факсимільного обладнання, засобів теле/відеоконференцзв’язку
4	Інші справи з обмеженим терміном розгляду	1 -3 судді 1-3 працівників суду ( з урахуванням інстанційності)	Використання факсимільного обладнання, засобів теле/відеоконференцзв’язку

 

 

 

 

Додаток 2

 

Інструкції щодо надання послуг у разі зміненого режиму роботи суду

 

 

Напрям діяльності	Рівень небезпеки 1 Скорочений режим роботи	Рівень небезпеки 2 Затримка з відкриттям	Рівень небезпеки 3 Закриття суду	Рівень небезпеки 4 Переїзд у резервне робоче приміщення
Справи, що підлягають першочерговому розгляду  (Додаток 1)	Звичайний час розгляду  може бути змінений	Звичайний час розгляду може бути змінений	Звичайний час розгляду може бути змінений	Звичайний час розгляду може бути змінений
Нетермінові судові справи	Звичайний режим Звичайний час розгляду може бути змінений	Звичайний час розгляду буде змінений / перенесення засідань	Послуги не надаються	У обмеженому обсязі і з часовими обмеженнями
Наради з питань діяльності суду	Звичайний час виконання може бути змінений	Звичайний час виконання буде змінений	Послуги не надаються Тільки основні функції	У обмеженому обсязі і з часовими обмеженнями
Робота з процесуальних питань	Звичайний час виконання може бути змінений	Звичайний час виконання буде змінений	Послуги не надаються	У обмеженому обсязі і з  часовими обмеженнями
Фіксування судового процесу	Звичайний час виконання може бути змінений	Звичайний час виконання може бути змінений	Послуги не надаються	Обмежуються тільки справами, що підлягають першочерговому розгляду
Ведення/оновлення/відновлення бази даних системи документообігу	Звичайний час виконання може бути змінений	Звичайний час виконання буде змінений	Послуги не надаються	Звичайний час виконання може бути змінений

 

Додаток 3

 

Відповідальні  особи, що приймають рішення

 

Посада	Контактні дані	Контактні дані особи, що заміщує
Голова суду	Прізвище, ім’я, по батькові Роб. ___________ Моб.: ________ Дом.: ____________ Електронна адреса	Суддя Прізвище, ім’я, по батькові Роб. ___________ Моб.: ________ Дом.: ____________ Електронна адреса:
Керівник апарату суду	Прізвище, ім’я, по батькові Роб. ___________ Моб.: ________ Дом.: ____________ Електронна адреса	Прізвище, ім’я, по батькові Роб. ___________ Моб.: ________ Дом.: ____________ Електронна адреса:
Заступник керівника апарату суду	Прізвище, ім’я, по батькові Роб. ___________ Моб.: ________ Дом.: ____________ Електронна адреса	Прізвище, ім’я, по батькові Роб. ___________ Моб.: ________ Дом.: ____________ Електронна адреса:

 

Контактна особа з інформаційного забезпечення в екстрених випадках

 

Посада	Контактні дані	Контактні дані особи, що заміщує
Особа, на яку покладено функції прес-секретаря	Прізвище, ім’я, по батькові Роб. ___________ Моб.: ________ (тільки з 8:00 до 21:00) Дом.: ____________ Електронна адреса

 

Додаток 4

 

Анкета з оцінювання

 

Який характер має надзвичайна подія?

____________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Запитання Так Ні Немає  даних Необхідні дії/Коментарі Чи проведена евакуація людей з приміщення суду?         Чи були зареєстровані будь-які випадки травмування?         Чи зазнало пошкоджень саме приміщення (будівля)?         Чи безпечно повертатись до приміщення суду?         Чи існує ризик для безпеки працівників або громадян?         Чи можливо повернутись до звичайного режиму роботи вже зараз? Якщо ні, через скільки часу (за попередньою оцінкою) може бути відновлений звичайний режим роботи?         Чи існує потреба у переїзді?         Чи можна буде продовжити надання послуг у іншому місці? Якщо так, то де саме?         Які працівники і обладнання для цього потрібні?         Які працівники і обладнання є в наявності?         Виникнення яких критичних питань ви передбачаєте протягом наступних 24 годин? 48 годин?

Дайте відповіді на наступні запитання: