ЗАТВЕРДЖЕНО
Головою Жмеринського
міськрайонного суду
Вінницької області
Інструкція
про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних
носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у
Жмеринському міськрайонному суді Вінницької області
I. Загальні положення
1.1. Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Жмеринському міськрайонному суді Вінницької області (далі – Інструкція), визначає порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв (фото, кіно-, відео-, аудіоплівки, електронні носії інформації та ін.), які містять відомості, що становлять службову інформацію у Жмеринському міськрайонному суді Вінницької області (далі – суд).
Інструкція розроблена з урахуванням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації» (далі – Закон).
1.2. Документи, що містять службову інформацію у суді, затверджені Переліком відомостей, що становлять службову інформацію, та які можуть міститися в документах з організації діяльності місцевих та апеляційних судів затвердженого наказом в.о. голови суду № 29 о/д від 16 листопада 2012 року .
Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф «Для службового користування». Доступ до таких документів надається відповідно до частини другої статті 6 Закону, згідно з якою обмеження доступу до інформації здійснюється при дотриманні таких вимог:
- виключно в інтересах національної безпеки, територіальної цілісності або громадського порядку з метою запобігання заворушенням чи злочинам, для охорони здоров’я населення, для захисту репутації або прав інших людей, для запобігання розголошенню інформації, одержаної конфіденційно, або для підтримання авторитету і неупередженості правосуддя;
- розголошення інформації може завдати істотної шкоди цим інтересам;
- шкода від оприлюднення такої інформації переважає суспільний інтерес в її отриманні.
Не належить до публічної інформації:
- інформація, що не відображена та не задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях і її відображення та документування не передбачено чинним законодавством;
- внутрішньо-організаційна інформація, в тому числі внутрівідомча службова кореспонденція, доповідні та службові записки, рекомендації, проекти будь-яких документів тощо;
- інформація, що міститься в матеріалах судових справ;
- інформація, яка може бути отримана шляхом узагальнення, аналітичної обробки даних або потребує створення в інший спосіб.
Інформація, що стосується розгляду конкретної справи, надається лише учасникам судового процесу у відповідній формі та порядку передбаченому процесуальним законодавством.
1.3. Обмеженню доступу підлягає інформація, а не документ. Якщо документ містить інформацію з обмеженим доступом, для ознайомлення надається інформація, доступ до якої не обмежений.
1.4. Не може бути обмежено доступ до інформації про діяльність Суду:
- місцезнаходження, поштова адреса, адреса електронної пошти для направлення електронних запитів на інформацію;
- прізвища, імена та по батькові, службові номери засобів зв’язку, адреси електронної пошти голови суду та його заступників, керівника апарату суду та його заступника;
- розклад роботи та графік прийому громадян;
- вакансії, порядок та умови проходження конкурсу на заміщення вакантних посад;
- порядок оскарження судових рішень до Суду;
2) правила внутрішнього трудового розпорядку;
3) інформація про порядок складання та подання запиту на інформацію;
4) інформація про систему обліку, види інформації, що знаходяться у володінні Суду;
5) звіти, в тому числі щодо результатів розгляду запитів на інформацію;
6) інші відомості про діяльність Суду, яка належить до публічно інформації.
Рішення Суду розміщуються в Єдиному державному реєстрі судових рішень відповідно до Закону України «Про доступ до судових рішень».
1.5. Не належать до інформації з обмеженим доступом декларації про доходи осіб та членів їхніх сімей, які:
- претендують на зайняття чи займають посаду в апараті суду;
- обіймають посаду судді в суді.
1.6. До службової інформації не можуть належати також відомості:
– про рух судових справ, день, час і місце їх розгляду, стан розгляду справ тощо;
– про персональні дані та відомості про суддів з урахуванням вимог законодавства про захист персональних даних та про доступ до публічної інформації;
– про статистичні дані щодо здійснення судочинства Судом, відображені у звітах, матеріали аналізів та узагальнень судової практики Суду;
– про доступ до судових засідань у Суді;
– про прийом громадян у Суді;
– про співпрацю зі ЗМІ, порядок реєстрації представників засобів масової інформації.
1.7. Віднесення інформації до службової інформації здійснюється на підставі рішення експертної комісії управління.
Рішення експертної комісії оформляється протоколом.
1.8. Перелік відомостей, що становлять службову інформацію з обмеженим доступом в суді розглядається експертною комісією і затверджується наказом суду.
1.9. Перелік відомостей, що становлять службову інформацію в суді, не може бути обмеженим у доступі.
1.10. Подання щодо віднесення інформації до службової інформації подається в установленому порядку суддею чи працівником апарату суду, що підписує зазначений документ до експертної комісії, рішення якої є підставою для включення інформації до переліку відомостей, що становлять службову інформацію.
1.11. На документах (у необхідних випадках – і на їх проектах), які містять службову інформацію, у правому верхньому куті першої сторінки проставляються гриф «Для службового користування» і номер примірника. Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі до нього.
1.12. Необхідність проставлення грифа «Для службового користування» визначається на підставі Переліку відомостей, що становлять службову інформацію в суді.
1.13. Зняття з документів чи інформації грифа «Для службового користування» та виключення їх з переліку відомостей, що містять службову інформацію, здійснюється за поданням керівника апарату суду до експертної комісії, рішення якої є підставою для зняття грифа «Для службового користування» з документа чи інформації та виключення її з переліку.
1.14. На документах, з яких знято гриф «Для службового користування», робиться відповідна відмітка та повідомляються усі особи та організації, яким надсилався цей документ.
ІІ. Облік документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Жмеринському міськрайонному суді Вінницької області
2.1. Відповідальність за організацію обліку, зберігання та використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію, та їх копій у суді, а також контроль за дотриманням цієї Інструкції покладаються на відповідальних осіб призначених наказом голови суду від 27.11.2012 року № 31 о/д.
2.2. Облік документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію, ведеться відповідальними особами у журналах обліку документів з грифом «Для службового користування» .
2.3. Сторінки журналу нумеруються, журнали прошнуровуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується керівником апарату суду та засвідчується печаткою суду.
2.4. У разі коли обсяг документів з грифом «Для службового користування» незначний, дозволяється вести їх облік (реєстрацію) разом з іншою несекретною документацією. При цьому в журналі до реєстраційного номера документа або видання додається позначка «ДСК».
2.5. Облік електронних носіїв інформації з грифом «Для службового користування» ведеться в журналах.
ІІІ. Розмноження і розсилання (відправлення) документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Жмеринському міськрайонному суді Вінницької області
3.1. Розмноження документів з грифом «Для службового користування» на розмножувальних апаратах здійснюється за резолюцією голови суду чи виконуючого його обов'язки, або за списками, складеними старшим секретарем суду та затвердженими головою суду чи виконуючим його обов'язки, після їх ознайомлення з цією інструкцією.
3.2. Під час розмноження документів з грифом «Для службового користування» з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформації здійснюються відповідно до законодавства.
3.3. Друкування документів з грифом «Для службового користування» здійснюється на механічній друкарській машинці.
3.4. Реєстрація надрукованих документів здійснюється в журналах реєстрації ініціативної кореспонденції підрозділів. До реєстраційного номера документа додається позначка «ДСК».
3.5. На звороті останньої сторінки кожного примірника документа особа, яка здійснює друкування документа, зазначає кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, своє прізвище і дату друкування документа.
3.6. У листі до документів з грифом «Для службового користування» окремими пунктами після слів «Додаток:» по кожному документу зазначаються його вид, кількість аркушів, реєстраційний номер, номер примірника, гриф обмеження доступу («Для службового користування» або «Нетаємно», якщо додаток без обмеження доступу).
3.7. Якщо в супровідному листі до документів з грифом «Для службового користування» відсутня інформація з обмеженим доступом, у правому верхньому куті такого документа зазначається:
«Для службового користування
(без додатка – нетаємно)
Прим. № ___»
3.8. Пересилання документів з грифом «Для службового користування» до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також з кур’єрами організацій.
3.9. Документи з грифом «Для службового користування», що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них та ознайомлення з їх змістом сторонніх осіб.
3.10. На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки «Для службового користування».
На конвертах (упаковках) документів з грифом «Для службового користування» забороняється зазначати прізвища і посади керівників суду і виконавців документів.
3.11. Доставка документів з грифом «Для службового користування» «Нарочно» до інших організацій та осіб може здійснюватися працівником апарату суду з дозволу керівника апарату суду з використанням службового транспорту в межах одного населеного пункту без відхилення від маршруту та з обов’язковою відміткою про документ у журналах вихідної кореспонденції «Нарочно».
ІV. Порядок використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію з обмеженим доступом у Жмеринському міськрайонному суді Вінницької області
4.1. До роботи з документами з грифом «Для службового користування» допускаються посадові особи, які мають безпосереднє відношення до цих документів, за резолюцією голови суду чи виконуючого його обов'язки, або за списками, складеними старшим секретарем суду та затвердженими головою суду чи виконуючим його обов'язки.
4.2. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом «Для службового користування» для відкритих виступів або опублікування в засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або в інших громадських місцях.
4.3. У разі потреби з письмового дозволу голови суду чи виконуючого його обов'язки допускається опублікування або передання для опублікування несекретних відомостей обмеженого доступу, якщо такі відомості не суперечать переліку, зазначеному в пункті 1.8 розділу І цієї Інструкції.
4.4. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом «Для службового користування» з дозволу голови суду чи виконуючого його обов'язки за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.
4.5. Фізичним особам та організаціям документи з грифом «Для службового користування» надаються в установленому законодавством порядку.
V. Порядок зберігання, знищення документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Жмеринському міськрайонному суді Вінницької області
5.1. Документи з грифом «Для службового користування» повинні зберігатися у службових приміщеннях у шафах (сейфах), які надійно замикаються та опечатуються.
5.2. Документи з грифом «Для службового користування», видані для роботи з дозволу голови суду чи виконуючого його обов'язки , підлягають поверненню у той самий день.
Окремі документи з грифом «Для службового користування» з дозволу голови суду чи виконуючого його обов'язки можуть бути у виконавця протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.
5.3. Документи з грифом «Для службового користування» після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства.
У номенклатуру справ в обов’язковому порядку включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки і журнали на документи з грифом «Для службового користування».
5.4. Документи з грифом «Для службового користування» залежно від виробничої та інформаційної потреб дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того самого питання.
5.5. У разі долучення документа з грифом «Для службового користування» до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться позначка «ДСК», а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.
5.6. Документи постійного зберігання, що містяться у справі «Документи з грифом «Для службового користування», формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
5.7. Якщо у справі «Документи з грифом «Для службового користування» містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка «ЕК» у графі номенклатури справ «Термін зберігання» закреслюється і зазначається уточнений термін зберігання.
5.8. Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом «Для службового користування», повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф «Для службового користування», а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.
5.9. Справи з документами з грифом «Для службового користування» повинні мати внутрішні описи.
5.10. Забороняється виносити документи з грифом «Для службового користування» за межі службових приміщень суду.
У разі потреби голови суду чи виконуючого його обов'язки суду або виконуючий його обов’язки може дозволити виконавцям винести за межі службового приміщення суду документи з грифом «Для службового користування» для їх погодження, підписання тощо в організаціях, що розташовані в межах одного населеного пункту.
5.11. Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом «Для службового користування». Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження співробітника відповідно до порядку, встановленого пунктами 3.11 – 3.14 розділу ІІІ цієї Інструкції.
5.12. В окремих випадках з дозволу голови суду чи виконуючого його обов'язки дозволяється перевезення документів з грифом «Для службового користування» до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників (або одного озброєного працівника), що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.
5.13. Перевірка наявності документів з грифом «Для службового користування» та дотримання вимог роботи з ними працівниками апарату суду здійснюється щорічно комісією, яка призначається наказом суду. До складу цієї комісії обов’язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів.
5.14. Результати перевірки наявності документів з грифом «Для службового користування» та дотримання порядку роботи з ними оформляються актом .
5.15. Інформація про факти втрати документів з грифом «Для службового користування» або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома голови суду.
5.16. Для розслідування факту втрати документів з грифом «Для службового користування» або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, наказом голови суду призначається комісія, висновок якої подається голові суду.
5.17. Відповідні записи про втрачені документи вносяться до облікових форм (журналів) з грифом «Для службового користування» на підставі акта комісії, затвердженого головою суду.
5.18. За порушення, що призвели до розголошення інформації з грифом «Для службового користування», втрати або незаконного знищення документів з грифом «Для службового користування», а також інших вимог цієї Інструкції винні особи несуть відповідальність згідно із законодавством.
5.19. Відібрані для знищення справи з грифом «Для службового користування», що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт .
5.20. Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом «Для службового користування» перед здачею на переробку як макулатура повинні в обов’язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість їх прочитання.
5.21. Після знищення матеріалів з грифом «Для службового користування» в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка «Знищено. Акт від (дата) №__».
5.22. Телефонні та адресні довідники, а також копії документів і друкарський брак знищуються без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.
Керівник апарату Жмеринського
міськрайонного суду Т.А.Насоненко
_03_03.png)
