Положення про канцелярію Жмеринського міськрайонного суду Вінницької області

                                                  «ЗАТВЕРДЖЕНО»

                                          Наказ керівника апарату суду №   15  о/д                                                         від 1 квітня 2013 р.

Положення про канцелярію

Жмеринського міськрайонного суду Вінницької області

Канцелярія Жмеринського міськрайонного суду Вінницької області утворюється відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» і здійснює забезпечення роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передання в архів, звернення до виконання судових рішень.

Канцелярія виконує завдання, визначені даним Положенням, затвердженим наказом керівника апарату суду.

Канцелярія підпорядковується  безпосередньо  керівнику апарату суду.

Канцелярія суду за напрямками роботи включає: загальну канцелярію; канцелярію у цивільних та адміністративних справах; канцелярію у кримінальних справах; канцелярію у  справах про адміністративні правопорушення.

Канцелярію суду очолює старший секретар суду

Старший секретар здійснює організаційно-розпорядчі функції щодо основних завдань, які покладені на канцелярію та визначені в цьому Положенні.

Старший секретар несе персональну відповідальність за виконання цих завдань.

Старшому секретарю безпосередньо підпорядковані : архіваріус, секретарі суду, діловоди відповідно до напрямків роботи.

У разі відсутності старшого секретаря  або неможливості здійснення ним своїх повноважень його обов'язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником апарату.

Працівники канцелярії призначаються на посади і звільняються з посад керівником апарату суду.

Посадові обов'язки працівників канцелярії суду затверджуються керівником апарату суду.

Свою роботу канцелярія проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.

Склад канцелярії:

-        Старший секретар суду.

-        Секретар суду з кримінальних справ.

-        Секретао суду з цивільних та адміністративних справ.

-        Секретар суду з справ про адміністративні правопорушення.

-        Діловоди суду.

-        Архіваріус.

Завдання

1.      Забезпечення належного обліку документів, які надходять до суду.

2.      Відповідальність за справи і документи з моменту прийому і заведення обліково-статистичної картки до передачі під розписку виконавцеві і за речові докази - з моменту їх одержання та передачі відповідальній особі для їх зберігання.

3.      У канцелярії ведуться такі журнали, книги та наряди:

-          Журнал реєстрації вихідної кореспонденції;

-          Журнали реєстрації апеляційних та касаційних скарг (окремо по кримінальних, цивільних та справ про адміністративні правопорушення);

-          Номенклатурні справи з копіями ухвал та постанов апеляційного та касаційного суду (окремо по кримінальних, цивільних та справ про адміністративні правопорушення);

-          Журнал обліку речових доказів;

-          Контрольні журнали суддів;

-          Алфавітні покажчики (окремо по категоріях);

-          Журнал обліку заяв про забезпечення позову, доказів у цивільних справах;

-          Журнал обліку заяв про забезпечення позову, доказів у адміністративних справах;

-          Журнал обліку подань, заяв і клопотань у порядку виконання в цивільних справах;

-          Журнал обліку подань, заяв і клопотань у порядку виконання в адміністративних справах;

-          Журнал вхідної електронної пошти;

-          Журнал обліку скарг на рішення, дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи ДВС;

-          Журнал обліку окремих судових доручень інших судів;

-          Журнал обліку осіб, яких передано на поруки колективу підприємств, установ, організацій.

Функції канцелярії

            Реєстрація   інформації та документів що надійшли  засобами обліку:

            а) ведення обліково-статистичних карток на справи усіх категорій окремо за допомогою КП Д-3;

            б)ведення журналу вихідної електронної пошти за допомогою КП Д-З;

            в)ведення контрольних журналів суддів;

            г)направлення документів у визначеному порядку для вирішення посадовим особам суду;

            д)ведення архівної роботи.

Повноваження

 Старший секретар суду:

-        Реєстрація та облік матеріальних цінностей суду;

-        Ведення обліку шляхових листів;

-        Складання описів простої та рекомендованої кореспонденції;

-        Ведення вихідної кореспонденції;

-        Списання малоцінних та основних фондів;

-        Облік юридичної літератури;

-        Контроль за роботою канцелярії суду.

Секретарі суду з цивільних, адміністративних та справ про адміністративні правопорушення:

-        Реєстрація цивільних справ адміністративного судочинства в обліково - статистичних картках за допомогою КП Д-З;

-        Реєстрація цивільних справ окремого провадження в обліково - статистичних картках за допомогою КП Д-З ;

-        Реєстрація справ про адміністративні правопорушення в обліково - статистичних картках за допомогою КП Д-З;

-        Реєстрація подань в порядку виконання справ про адміністративні правопорушення в обліково статистичних картках за допомогою КП Д-З;

-        Реєстрація заяв про перегляд заочного рішення за допомогою КП Д-З;

-        Реєстрація справ щодо розгляду питання у порядку виконання судових рішень у адміністративних справах за допомогою КП Д-З;

-        Реєстрація заяв про перегляд у зв’язку з нововиявленими обставинами рішення, постанови що набрали законної сили у цивільних справах адміністративного судочинства та окремого провадження за допомогою КП Д-З;

-        Передача справ вище переліченої категорії по контрольному журналу відповідному судді;

-        Ведення алфавітних покажчиків по вище перелічених справах;

-        Ведення журналів реєстрації апеляційних та касаційних скарг   (окремо по цивільних справах та справах про адміністративні правопорушення);

-        Ведення нарядів з копіями ухвал та постанов апеляційного та касаційного суду (окремо по цивільних справах та справах про адміністративні правопорушення);

-        Ведення журналу обліку заяв про забезпечення позову, доказів у цивільних справах вище переліченої категорії за допомогою КП Д-З;

-        Ведення журналу обліку подань, заяв і клопотань у порядку виконання в цивільних справах вище переліченої категорії за допомогою КП Д-З;

Секретар суду з кримінальних справ:

-        Реєстрація кримінальних проваджень в обліково-статистичних картках за допомогою КП Д-З;

-        Реєстрація кримінальних справ в обліково-статистичних картках за допомогою КП Д-З;

-        Реєстрація заяв про перегляд судового рішення за ново виявленими обставинами в обліково-статистичних картках за допомогою КП Д-3;

-        Реєстрація заяв про відновлення втрачених матеріалів кримінального провадження в обліково-статистичних картках за допомогою КП Д-З;

-        Реєстрація клопотань, скарг, заяв під час досудового розслідування в обліково-статистичних картках за допомогою КП Д-З;

-        Реєстрація справ в порядку надання міжнародної правової допомоги в обліково-статистичних картках за допомогою КП Д-З;

-        Реєстрація справ в порядку виконання вироків в обліково-статистичних картках за допомогою КП Д-З;

-        Реєстрація справ щодо розгляду питань в порядку виконання судових рішень у кримінальних справах, та після остаточного розгляду справи в обліково - статистичних картках за допомогою КП Д-З;

-        Ведення журналів реєстрації апеляційних та касаційних скарг;

-        Ведення нарядів з копіями ухвал та постанов апеляційного та касаційного суду;

-        Ведення журналу обліку речових доказів;

-        Ведення журналу передачі на зберігання речових доказів;

-        Передача справ вище переліченої категорії по контрольному журналу відповідному судді;

-        Ведення алфавітних покажчиків по вище переліченій категорії справ.

Діловод суд:

-        Здійснює приймання та відправлення кореспонденції суду.

-        Розпечатує конверти (пакети), перевіряє наявність укладеного і в разі його відсутності або зіпсування повідомляє старшого секретаря суду.

-        Законвертовує, адресує і маркує вихідну кореспонденцію.

-        Здійснює реєстрацію вхідної, вихідної кореспонденції суду за допомогою КП Д-З.

-        Готує документи для оформлення звернення судових рішень до виконання, робить відмітки про одержання повідомлень про їх виконання та здійснює приєднання до судових справ документів за резолюцією голови суду, керівника апарату.

-        Оформляє номенклатурні справи суду.

-        Здійснює приймання позовних заяв, скарг та заяв від осіб, які звертаються до суду, безпосередньо під час прийому громадян відповідно до затвердженого графіка.

-        виконує іншу технічну роботу канцелярії суду.

Архіваріус суду:

-        Забезпечує зберігання документів, які надійшли до архіву суду.

-        Приймає на зберігання від відповідних працівників апарату суду документи, що закінченні діловодством.

-        Бере участь у розробленні номенклатури справ, перевіряє правильність формування та оформлення справ під час їх передавання до архіву.

-        Згідно з чинними правилами шифрує справи.

-        Систематизує і розміщує справи, веде їх облік.

-        Готує зведені описи справ постійного і тимчасового термінів зберігання, акти для передавання справ на державне зберігання, на списання та знищення, а також бере участь у роботі з експертизи цінності архівних документів.

-        Веде прийом громадян, видачу копій судових рішень, інших документів, які зберігаються в архіві суду, та судових справ для ознайомлення учасникам судового розгляду відповідно до встановленого порядку.

-        Приєднує до судових справ, які зберігаються в архіві суду, документи, що підтверджують виконання судових рішень.

-        Готує необхідні довідки на основі відомостей, які є в документах архіву, веде їх облік.

-        Контролює додержання правил протипожежної безпеки в  приміщеннях архіву.

-        Виконує інші завдання за дорученням керівника апарату, що стосуються роботи з архівними документами суду.