Положення про канцелярію Жмеринського міськрайонного суду Вінницької області

«ЗАТВЕРДЖЕНО»

Наказом керівника апарату

Жмеринського міськрайонного суду

Вінницької області 

від 27.12.2016 року № 42о/д

 

Положення про канцелярію

Жмеринського міськрайонного суду Вінницької області

 

1.Загальні  положення

 

1.1. Канцелярія Жмеринського міськрайонного суду Вінницької області (далі – канцелярія суду) утворюється відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» і здійснює забезпечення роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до звернення до виконання судових рішень та відправлення або передання в архів.

1.2. Канцелярія суду в своїй діяльності керується Конституцією України, Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України, Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінально-процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України, Кодексом України про адміністративні правопорушення, іншими кодексами України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", « Про запобігання корупції», іншими законами України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та встановлюють  правила документування, їх діяльності і порядок  роботи з документами, та цим Положенням.

1.3. Структура та штатна чисельність працівників канцелярії суду визначається штатним  розписом суду, затвердженим у встановленому  порядку (8 працівників, з них: 4 державних службовців  та  4 службовці).

 1.4. Канцелярія суду за напрямками роботи включає: загальну канцелярію (відділ прийому та реєстрації); канцелярію у кримінальних справах; канцелярію у цивільних справах;  канцелярію у адміністративних справах та справах про адміністративні правопорушення.

 1.5. Завдання, обов’язки  права та  відповідальність працівників  канцелярії суду  визначаються посадовими обов’язками, які затверджуються керівником апарату суду.

 

 2. Основні завдання.

 

 2.1. Загальна канцелярія (відділ прийому та реєстрації):

 

- здійснює щоденно  (протягом  робочого часу) прийом громадян представників підприємств, установ, організацій і  надає їм  консультації та роз’яснення  з питань, що віднесені до її компетенції;

-   здійснює  прийом  документів, поданих громадянами особисто;

- здійснює прийом вхідної кореспонденції, яка надходить поштою, факсимільним повідомленням, електронною поштою, при виявленні відсутності будь-якого документа чи додатка до нього складає відповідні акти, визначені Інструкцією з діловодства;

- здійснює відбір та передачу кореспонденції на розгляд керівництву суду;

- здійснює реєстрацію в АСДС справ, та матеріалів, що мають самостійний характер, які надійшли  поштою, або поданих громадянами особисто, відповідно до вимог Інструкції з діловодства, Положення про автоматизовану систему документообігу суду та кодексів України;

- здійснює реєстрацію в АСДС вхідної кореспонденції суду та забезпечує  доставку її     адресатам;

- забезпечує зберігання судових справ та інших матеріалів;

- здійснює передачу  справ  та документів   суддям та   працівникам апарату  суду, відповідно до  резолюції голови суду, керівника апарату;

- надає пропозиції керівництву суду щодо складання номенклатури справ суду;

- веде облік, зберігання та використання документів з грифом «Для службового користування»;

- здійснює пересилку документів, направлених до суду помилково;

- здійснюється прийом та реєстрація справ, що повернулись до суду з судів апеляційної та касаційної інстанцій та Верховного суду України;

- здійснює ознайомлення суддів зі справами, рішення у яких скасовані або змінені;

- працівники канцелярії, визначені наказом керівника апарату суду, відповідають за використання та зберігання гербової печатки;

-   здійснює організацію та забезпечення зберігання документів (справ), які надійшли до архіву суду;

- здійснює організацію  приймання на зберігання від відповідних працівників апарату суду судові документи та судові справи минулих років для подальшого їх зберігання;

-  здійснює перевірку правильності формування та оформлення судових справ під час їх передавання до архіву;

-  здійснює контролю за систематизацією, розміщенням та обліком справ, які передані до архіву для подальшого їх зберігання;

- здійснює організацію роботи з експертизи цінності архівних документів та знищення судових справ і документів, які були відібрані для знищення як такі, що не мають наукової, історичної цінності та втратили практичне значення;

- загальна канцелярія (відділ прийому та реєстрації) виконує інші доручення керівництва суду щодо організації і ведення діловодства суду та прийому громадян.

 

 2.2. Канцелярія з кримінальних справ:

 

 - здійснює розподіл судових справ  в день їх реєстрації, на  підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими на підставі наказу  керівника апарату особами, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових  справ за  правилами, встановленими  Положенням  про автоматизовану систему  документообігу  суду та  Засадами  використання автоматизованої системи документообігу;

- здійснює своєчасне внесення до автоматизованої системи документообігу суду достовірних даних;

- своєчасно проставляє дату набрання законної сили  судового рішення в автоматизованій системі документообігу суду;

- здійснює дії по зверненню до виконання судових рішень у кримінальних провадженнях,   справах усі категорій, розглянутих в порядку виконання судових рішень;

-   здійснює прийом справ, закінчених провадженням;

- здійснює виготовлення та видачу копій рішень суду та виконавчих листів;

- здійснює реєстрацію та відправку поштової кореспонденції;

-  направляє судові справи до судів вищих інстанцій;

- забезпечує контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії;

- забезпечує підготовку та передачу до архіву суду судових справ за попередній період, а також іншої документації канцелярії та документального забезпечення;

- забезпечує приєднання до судових справ за поточний рік, документів, що підтверджують виконання судових рішень;

- здійснює видачу судових  справ  для ознайомлення учасникам судового розгляду та копій технічного запису судових засідань, відповідно до встановленого
порядку;

- веде контроль за виконанням по кримінальних провадженнях, за якими ухвалений вирок щодо сплати штрафу в дохід держави, та за якими оголошено в розшук засудженого;

- надає інформацію голові суду та керівнику апарату суду  про якісний та  кількісний показник переданих справ до канцелярії у кримінальних справах;

- забезпечує заповнення обліково-статистичних карток в електронному вигляді щодо виготовлення та видачі виконавчих листів, копій судових рішень суду, вносить дані про оплату судового збору за повторну видачу копій судових рішень суду;

- здійснює ведення судової статистики, забезпечує підготовку аналітичних довідок, таблиць, узагальнень з питань судової статистики та здійснює аналіз судової практики;

 - формує статистичні звіти про роботу суду, огляди статистичних даних про підсумки діяльності суду та відповідає за належний стан їх складання;

- забезпечує статистичною інформацією суддів та працівників апарату суду;

 - забезпечує зберігання судових справ, матеріалів та речових доказів;

-  виконує запити правоохоронних органів та прокуратури, організацій;

- надає інформацію   голові   суду  та  керівникові   апарату  про   стан     роботи відділу виконання та документального забезпечення;

- надає пропозиції керівництву суду щодо складання номенклатури справ суду;

-   виконує інші доручення  керівництва суду щодо  організації і ведення діловодства суду.

 

2.3.  Канцелярія з цивільних справ:

 

 - здійснює розподіл судових справ  в день їх реєстрації, на  підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими на підставі наказу  керівника апарату особами, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових  справ за  правилами, встановленими  Положенням  про автоматизовану систему  документообігу  суду та  Засадами  використання автоматизованої системи документообігу;

- здійснює своєчасне внесення до автоматизованої системи документообігу суду достовірних даних;

- своєчасно проставляє дату набрання законної сили  судового рішення в автоматизованій системі документообігу суду;

- здійснює дії по зверненню до виконання судових рішень у цивільних справах та   справ усіх категорій, розглянутих в порядку виконання судових рішень;

-  здійснює прийом справ, закінчених провадженням;

- здійснює виготовлення та видачу копій судових рішень(постанов, ухвал) та виконавчих листів;

- забезпечує направлення судових справ до судів вищих інстанцій;

- забезпечує контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії;

- забезпечує підготовку та передачу до архіву суду судових справ за попередній період, а також іншої документації канцелярії та документального забезпечення;

- здійснює видачу судових  справ  для ознайомлення учасникам судового розгляду та копій технічного запису судових засідань, відповідно до встановленого
порядку;

- забезпечує зберігання судових справ та інших матеріалів;

- надає інформацію голові суду та керівнику апарату суду  про якісний та  кількісний показник переданих справ до канцелярії у цивільних справах;

- забезпечує заповнення обліково-статистичних карток в електронному вигляді щодо виготовлення та видачі виконавчих листів, копій судових рішень суду, вносить дані про оплату судового збору за повторну видачу копій судових рішень суду;

- здійснює ведення судової статистики, забезпечує підготовку аналітичних довідок, таблиць, узагальнень з питань судової статистики та здійснює аналіз судової практики;

 - формує статистичні звіти про роботу суду, огляди статистичних даних про підсумки діяльності суду та відповідає за належний стан їх складання;

- забезпечує статистичною інформацією суддів та працівників апарату суду;

 - забезпечує зберігання судових справ, матеріалів та речових доказів;

- виконує запити громадян та організацій;

-  надає інформацію   голові   суду  та  керівникові   апарату  про   стан     роботи канцелярії;

- надає пропозиції керівництву суду щодо складання номенклатури справ суду;

- виконує інші доручення  керівництва суду щодо  організації і ведення діловодства суду.

 

 2.4.  Канцелярія з адміністративних справ та справ про адміністративні правопорушення:

 

 - здійснює розподіл судових справ  в день їх реєстрації, на  підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими на підставі наказу  керівника апарату особами, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових  справ за  правилами, встановленими  Положенням  про автоматизовану систему  документообігу  суду та  Засадами  використання автоматизованої системи документообігу;

- здійснює своєчасне внесення до автоматизованої системи документообігу суду достовірних даних;

- своєчасно проставляє дату набрання законної сили  судового рішення в автоматизованій системі документообігу суду;

- здійснює дії по зверненню до виконання судових рішень у цивільних справах та   справ усіх категорій, розглянутих в порядку виконання судових рішень;

-  здійснює прийом справ, закінчених провадженням;

- здійснює виготовлення та видачу копій судових рішень(постанов, ухвал) та виконавчих листів;

- здійснює реєстрацію та відправку поштової кореспонденції, експедицію документованої інформації;

- забезпечує направлення судових справ до судів вищих інстанцій;

- забезпечує контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії;

- забезпечує підготовку та передачу до архіву суду судових справ за попередній період, а також іншої документації канцелярії та документального забезпечення;

- здійснює видачу судових  справ  для ознайомлення учасникам судового розгляду та копій технічного запису судових засідань, відповідно до встановленого
порядку;

- забезпечує зберігання судових справ та інших матеріалів;

- надає інформацію голові суду та керівнику апарату суду  про якісний та  кількісний показник переданих справ до канцелярії у цивільних справах;

- забезпечує заповнення обліково-статистичних карток в електронному вигляді щодо виготовлення та видачі виконавчих листів, копій судових рішень суду, вносить дані про оплату судового збору за повторну видачу копій судових рішень суду;

- здійснює ведення судової статистики, забезпечує підготовку аналітичних довідок, таблиць, узагальнень з питань судової статистики та здійснює аналіз судової практики;

 - формує статистичні звіти про роботу суду, огляди статистичних даних про підсумки діяльності суду та відповідає за належний стан їх складання;

- забезпечує статистичною інформацією суддів та працівників апарату суду;

 - забезпечує зберігання судових справ, матеріалів та речових доказів;

- виконує запити громадян та організацій;

-  надає інформацію   голові   суду  та  керівникові   апарату  про   стан     роботи канцелярії;

- надає пропозиції керівництву суду щодо складання номенклатури справ суду;

- виконує інші доручення  керівництва суду щодо  організації і ведення діловодства суду.

 

3. Склад канцелярії:

 

 

3.1. Канцелярію суду очолює старший секретар суду, який призначається на  посаду та звільняється з посади керівником апарату  суду з дотриманням  трудового законодавства та ЗУ  «Про державну  службу».

3.2. Старший секретар підпорядкований  керівникові апарату суду та заступнику керівника апарату суду (згідно з розподілом обов’язків), і  координує свою діяльність в межах наданих повноважень з  іншими працівниками апарату суду.

3.3.Старший секретар здійснює безпосереднє керівництво  працівниками канцелярії, розподіляє обов’язки та забезпечує  належне і своєчасне виконання ними функцій, передбачених цим  Положенням.

3.4.Старший секретар організовує роботу і забезпечує контроль за своєчасним виконанням працівниками канцелярії доручень, наказів і розпоряджень голови суду,  керівника апарату суду та його заступника, інформує їх про результати виконаної роботи;

3.5. Контролює ведення номенклатурних справ;

3.6. Координує роботу канцелярії, надає методичну та практичну допомогу працівникам канцелярії.

3.7. Готує інформацію   голові   суду  та  керівникові   апарату  про   стан     роботи канцелярії.

3.8. На старшого секретаря покладається персональна відповідальність за:

-   організацію роботи канцелярії суду, покладених на неї завдань та функцій;

- організацію оперативної  і якісної підготовки документів до реєстрації, ведення діловодства, згідно з діючими правилами та інструкціями;

-    збереження прийнятих у роботу справ і документів;          

-    дотримання працівниками відділу службової дисципліни;

-  забезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії.

3.9. У разі тимчасової відсутності начальника відділу у зв’язку з відпусткою, хворобою тощо його обов’язки виконує працівник, визначений наказом керівника апарату суду.

 

 4. Повноваження працівників канцелярії

 

  4.1. Працівники канцелярії призначаються на посаду та звільняються з посади  керівником апарату  суду з дотримання  вимог трудового законодавства  та законодавства  про державну  службу, підпорядковуються керівнику апарату суду і безпосередньо –  старшому секретарю.

4.2. Працівники канцелярії:

 - забезпечують своєчасне і якісне виконання дорученої їм ділянки  роботи, несуть за це  

  персональну відповідальність;

 - виконують окремі доручення голови суду, керівника апарату суду та  старшого секретаря.

 

 5. Відповідальність

 

 5.1. Працівники канцелярії, залежно від посадових обов’язків, відповідно до Кодексу законів про працю України, Закону України "Про державну службу", «Про запобігання корупції» законодавства України несуть відповідальність за:

-      невиконання або неналежне виконання обов’язків, визначених цим положенням, посадовою інструкцією та інших покладених завдань;

-      недотримання правил внутрішнього службового розпорядку;

-      бездіяльність або невикористання наданих прав, порушення норм етики поведінки державного службовця та обмежень, пов’язаних із прийняттям на державну службу та її

       проходженням.